Rekrytointi­järjestelmät – katsaus

HR | 02/12/2014

Kirjoittaja Azets Finland

 

Tarpeet täyttävän rekrytointijärjestelmän löytäminen saattaa olla vaikea urakka. Mitä järjestelmiä kannattaa harkita, ja kuinka eri ratkaisuja tulee vertailla?

Katsaus suomalaisiin rekrytointijärjestelmiin

Useimmat yritykset valikoivat yhteistyökumppanin kotimaisista järjestelmätoimittajista. Kotimaisilla markkinoilla viimeinen vuosi on ollut murroksen aikaa. Esimerkiksi suuret mediakonsernit Sanoma sekä AlmaMedia lanseerasivat pilvipalveluna toimivat rekrytointijärjestelmänsä. Markkinoiden tulokkaat eivät sisältäneet merkittäviä uusia toiminnallisuuksia, mutta niiden kustannukset olivat merkittävästi totuttua alhaisemmat. Erityisesti pk-yrityksille Teamion kaltainen pilvipalvelu antaa varteenotettavan vaihtoehdon hakemusten käsittelylle sähköpostissa. Edullisen hinnan lisäksi pilvipalvelun etuja ovat nopea käyttöönotto, automaattiset päivitykset ja käyttäjien mahdollisuus räätälöidä itse monia asioita kuten kenttiä sekä lomakkeita.

Monet yritykset käyttävät rekrytoinnissa HR-järjestelmäänsä. Yleisesti ottaen HR-järjestelmien rekrytointiominaisuudet ovat vähemmän kehittyneitä kuin järjestelmissä, jotka on suunniteltu ensisijaisesti rekrytointityökaluiksi. HR-järjestelmien rekrytointiominaisuuksia kuitenkin käytetään, koska ne ovat helpommin integroitavissa yrityksen muihin HRIT-ratkaisuihin ja esimiehillä on jo tunnukset järjestelmään. Jos kyse ei ole suuryrityksestä, todelliset hyödyt ovat usein kyseenalaisia, kun nämä suhteutetaan kustannuksiin ja puuttuviin ominaisuuksiin.

Ulkomaiset rekrytointijärjestelmät

Eräs uusi kollegani sanoi minulle taannoin, että eivätkö rekrytointijärjestelmät kaikki ole ominaisuuksiltaan suurin piirtein samanlaisia. Tämä varmasti pitää paikkansa, jos on käyttänyt vain suomalaisia järjestelmiä tai tottunut kankeisiin, vain perustoiminnallisuudet täyttäviin järjestelmiin. Itsekin olin joitakin vuosia sitten mukana rekrytointijärjestelmän kilpailutuksessa, ja emme tuolloin osanneet kuvitella sellaisia kriteereitä, joita nyt tutustuttuani ulkomaisiin järjestelmiin, pidän tärkeänä. Viimeisen kahden vuoden sisään olen kahteen otteeseen tehnyt kartoituksen ulkomaisista pilvipalveluna tuotetuista rekrytointijärjestelmistä (ATS = Applicant Tracking System), minkä perusteella näen perinteisissä järjestelmissä seuraavia puutteita:

  • Raportointi on alkeellista tai puuttuu
  • Kandidaattien selaaminen ja arviointi järjestelmässä ei ole nopeaa: Liikaa klikkauksia
  • Hakutoiminnallisuudet ovat puutteelliset, koska boolean-logiikkaa ei tueta tai ansioluetteloiden sisältöä ei ole indeksoitu
  • Kandidaattien hallinnoinnista puuttuu tärkeitä toiminnallisuuksia, kuten aktiviteettihistoria tai kaksoiskappaleiden tunnistus. Kandidaattia ei voi pitää ehdokkaana useaan tehtävään samanaikaisesti.
  • Referenssinä tai suorahaun tuloksena saatujen kandidaattien lisääminen järjestelmään on vaivalloista. (Resume Parsing -teknologia ja LinkedIn-integraatio puuttuvat)
  • Ansioluetteloiden ja tietojen vienti/tuonti ei onnistu. Vanhan järjestelmän kandidaattien tuonti uuteen järjestelmään massana ei onnistu
  • Järjestelmä ei tue tehtävien julkaisua myös sosiaalisen median palveluissa
  • Valmiiksi toteutetut integraatiot esim. Employee Referral- tai videohaastattelujärjestelmiin puuttuvat

Pilvipalveluiden mahdolliset kompastuskivet

Vaikka ulkomaiset rekrytointijärjestelmät ovat ominaisuuksiltaan ottaneet kaulaa kotimaisiin järjestelmiin, eivät ne ole automaattisesti paras vaihtoehto kaikille yrityksille. Keskustellessani yritysten kanssa, olen havainnut seuraavia haasteita liittyen ulkomaisiin pilvipalveluihin:

  • Monet järjestelmät on suunniteltu rekrytointikonsulttien tai rekrytoinnin ulkoistuspartnerien tarpeisiin, eivät yrityksen sisäiseen käyttöön. Tämä näkyy esimerkiksipuutteissa käyttäjähallintaan ja rekrytointilupiin liittyen.
  • Pilvipalveluiden hinnoittelu perustuu käyttäjämääriin tai organisaation kokoon. Jos esimiehille halutaan pääsy järjestelmään, kustannukset voivat nousta korkeiksi, tai yrityksen on mietittävä prosessinsa, resursointinsa ja toimintatapansa uusiksi.
  • Laskutus tapahtuu luottokortilla, mikä saattaa aiheuttaa ylimääräistä päänvaivaa yrityksessä
  • Järjestelmiin ei ole saatavilla integraatiota suomalaisiin työnhakuportaaleita kuten mol.fi ja oikotie.fi
  • Järjestelmää portaaleineen ei ole välttämättä saatavana suomeksi
  • Kun pilvipalvelussa säilytetään henkilötietoja, on tietoturvallisuuden oltava kunnossa. EU lainsäädäntö edellyttää, että USA:ssa sijaitsevat palvelimet ovat ns. Safe Harbor-listalla
  • Vaihtoehtojen kartoitus ja vertailu on työlästä, ja kynnyskysymykseksi mahdollisesti muodostuvia asioita ei välttämättä havaita ennen käyttöönottoa
  • Yrityksen rekrytointitiimillä ei ole itsellään osaamista järjestelmän käyttöönottoon, räätälöintiin ja kehittämiseen, johon tukea on usein saatavilla vain etänä.

Askarruttaako rekrytointijärjestelmän valinta? Ota yhteyttä ja keskustellaan aiheesta lisää!

 

Anssi Balk
Anssi on koulutukseltaan DI ja psykologi. Hän on erikoistunut suorahakutoimeksiantojen toteuttamiseen sekä rekrytoinnin uusiin teknologioihin kuten CATS rekrytointijärjestelmään, jonka käyttöönottoja hän tekee asiakkailla.

Kirjoittajasta Azets Finland

Azets on talous-, palkka-, HR- ja neuvonantopalveluja sekä niitä tukevia teknologiaratkaisuja tarjoava yritys, joka palvelee asiakkaita henkilökohtaisesti niin digitaalisesti kuin paikallisesti.