Rekrytointi­järjestlmän vaihto kannattaa

HR
08/10/2014

Kirjoittaja Azets Finland

 

Otimme Virvossa käyttöön tänä keväänä uuden rekrytointijärjestelmän. Taustana tälle oli tyytymättömyys vanhaan järjestelmään ja talvella 2012-2013 tekemäni laaja kartoitus eri järjestelmätoimittajiin. Vertailimme kymmenittäin eri järjestelmiä, joista monet toimivat pilvipalveluna ja tarjosivat ilmaisen kokeilujakson. Päädyimme valitsemaan CATS-nimisen järjestelmän, joka on ollut vuoden käyttäjäkokemuksen perusteella fantastinen.

Uuden järjestelmän ansiosta olemme Virvossa voineet palvella asiakkaitamme entistä joustavammin ja paremmin. Rekrytointimme toiminta on parantunut mm. seuraavilla tavoilla:

  • Hyvästit Copy-Paste. Tärkein uuden järjestelmän kriteeri oli se, että se tukisi myös suorahakuprosesseja. Aiemmin listasimme suorahaetut kandidaatit sekalaisiin Excel-tiedostohin, koska niiden lisääminen järjestelmään oli vaivalloista. Nyt pystymme lisäämään CATS-järjestelmään henkilöitä heidän LinkedIn-profiileistaan yhdellä napinpainalluksella! Suorahaku on ollut muutoksen jälkeen huomattavasti nopeampaa ja kustannustehokkaampaa.
  • Nopea hakijoiden selailu. Järjestelmän toimivuuden keskeisimpiä kriteereitä on se, miten nopeaa sillä on selailla ansioluetteloita ja löytää henkilöitä. CATS:ssa voimme esikatsella ansioluetteloita ja merkata statuksia suoraan hakijalistauksesta käsin sen sijaan, että lataisimme ansioluettelot tiedostoina koneelle. Nopeiden hakutoimintojen ansiosta saamme esimerkiksi kandidaatin kanssa keskustellessamme hänen profiilinsa ja ansioluettelonsa näkyviin muutamassa sekunnissa.
  • Helppo ja monipuolinen työnhakeminen. Ennen ihmisten tarvitsi täyttää lomake hakiessaan Virvolle töihin. Nykyään he voivat myös hakea avointa työpaikkaa yhdellä napin painalluksella LinkedIn-profiilillaan tai lähettämällä hakuasiakirjat liitteenä jobs-osoitteeseen, josta järjestelmä luo hänelle automaattisesti profiilin tietoineen resume parsing-toiminnallisuuden avulla. Myös me rekrytoijat lisäämme kandidaatteja järjestelmään ihan vaan edelleenlähettämällä meille tulleita ansioluetteloita jobs-laatikkoon.
  • Työpaikkaportaalit. Voimme luoda useita täysin muokattavia työpaikkaportaaleita eri kielillä. Teemme pian julkaistaville Virvon englannin kielisille sivuille englannin kielisen portaalin ja suomenkielisille sivuille toisen portaalin suomeksi. Rekrytointinsa meille ulkoistaneet asiakkaat saavat kotisivuilleen kauttamme oman näköisensä portaalin. Lisäksi meidän on mahdollista lisätä työpaikkailmoitusten tehoa liittämällä niihin kuvia tai videoita.
  • Rekrytoimme yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Kun olemme suorahakeneet kandidaatteja, merkitsemme järjestelmässä heidän tilakseen ”Lähetä arvioitavaksi”. Rekrytoiva esimies saa sähköpostiinsa kandidaatin ansioluettelon, jonka perusteella hän voi joko hyväksyä tai hylätän hänet ja kirjoittaa vapaat kommenttinsa. Uusi toimintatapa on saanut hyvää palautetta asiakkailta ja nopeuttanut rekrytointirosessia.
  • Tiedon tuonti vanhasta järjestelmästä. Järjestelmän vaihtoon liittyi pelko siitä, että menetämmekö kaikki vanhat ansioluettelot ja hakemukset. Käytännössä pelko oli turha, sillä meidän oli mahdollista tuoda massana täysin automaattisesti kaikkien hakijoiden ansioluettelot ja kaikki järjestelmän sisältökentät vanhasta järjestelmästä. Tämänkin mahdollisti järjestelmän resume parsing -toiminnallisuus.
  • Raportointi. Uusi järjestelmämme tuottaa automaattisesti yksityiskohtaisia raportteja esimerkiksi rekrytointien hakijamääristä, statuksista ja aikatauluista. Tämä mahdollistaa paremman raportoinnin asiakkaille sekä markkinointia ja kehitystyötä tukevien tilastojen laadinnan.
  • Edullisuus. CATS-rekrytointijärjestelmän käyttö maksaa tiimillemme noin 100  €/kk, mikä on noin 5-kertaa vähemmän kuin vanha järjestelmämme ja sen suosituimmat suomalaiset kilpailijat, jotka perustuvat korkeisiin vuosittaisiin lisenssimaksuihin.

Jos teidän yrityksessänne tuntuu yhtään siltä, että rekrytointiprosessi ja -järjestelmä kaipaa päivitystä, suosittelen tekemään asialle jotain. Rekrytointijärjestelmän vaikutus rekrytointiin on kokonaisvaltaista, ja tekniikka kehittyy tällä saralla nopeaan tahtiin. Meillä prosessi alkoi siitä, että kokeilimme CATSia ja muita pilvipalveluna tarjottavia järjestelmiä ilmaiseksi kuukauden ajan muutamassa rekrytoinnissa.

 

Balk Anssi
Anssi on koulutukseltaan DI ja psykologi. Hän on erikoistunut suorahakutoimeksiantojen toteuttamiseen sekä rekrytoinnin uusiin teknologioihin kuten CATS rekrytointijärjestelmään, jonka käyttöönottoja hän tekee asiakkailla.

Kirjoittajasta Azets Finland

Azets on teknologiavetoinen osaamiseen erikoistunut yritys, jolla on pohjoismaiset juuret. Tarjoamme yrityksille joustavia talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita. Yhdistämme datan, teknologian ja asiantuntemuksemme kokonaisuudeksi, joka tuottaa arvoa asiakkaillemme. Azets on osa CogitalGroupia, joka on kansainvälinen yrityspalveluihin erikoistunut konserni.