Testaa millä tasolla yrityksenne raportointi on

Teknologia | 25/11/2020

Kirjoittaja Pasi Lehtinen

 

Tuottaako yhtenäisten tietojen kokoaminen aikaa vieviä manuaalisia työvaiheita? Ovatko eri yksiköiden datasiilot epäjohdonmukaisia ja ristiriitaisia keskenään? Aiheuttaako reaaliaikaisen, harmonisoidun kokonaiskuvan tuottaminen harmaita hiuksia? Usein näiden kysymysten äärellä päädytään pohtimaan nykyisten raportointiratkaisujen kehittämismahdollisuuksia. Monesti on helppo luetella vaatimuksia ideaaliratkaisulle pelkästään arvioimalla raportoinnin nykytilaa sekä tunnistamalla nykyisten järjestelmien ja prosessien kipupisteet. 

Raportoinnin lähtötason selvittäminen

Raportoinnin kehittäminen kannattaa aloittaa nykytilan kartoittamisesta. Tällöin on hyvä arvioida nykyiset prosessit ja järjestelmät lähtötason määrittämiseksi. Täyttämällä seuraavan pikatestin, saat tietää yrityksenne raportoinnin lähtötason.

Raportointitestin tulosten arviointi

Tulosten perusteella yritys voidaan asettaa viisitasoiselle portaikolle, joka kuvaa raportoinnin nykytilaa:

Raportoinnin kehittäminen, raportoinnin nykytilan vaiheet

Taso 1) Raportoinnin nykytila kaoottinen

  • Taulukkolaskentaohjelmien ja informaation anarkia
  • Kertaluonteisia raportointitarpeita eikä standardoitua raportoinnin tapaa toimia
  • Ei linkitystä liiketoiminnan tarpeisiin tai dokumentaatiota

Taso 2) Raportoinnin nykytila kehitteillä

  • Tiedon omistajuutta ei ole määritetty liiketoiminnalle tai omistajuus on epäselvää (IT vastuussa raportoinnista)
  • Data ja informaatio ei ole uudelleenkäytettävissä
  • Datasiiloja eri liiketoimintayksiköissä sekä tietojen epäjohdonmukaisuutta ja ristiriitaisuutta
  • Ei avaintunnuslukuja käytössä tai muutamia operatiivisia raportteja vähäisillä liiketoimintahyödyillä

Taso 3) Raportoinnin nykytila linjattu

  • Avaintunnusluvut pohjautuu selkeästi määriteltyyn strategiaan
  • Yhteiset tietovaatimukset ja tunnuslukujen määritelmät
  • Dataa hyödynnetään ymmärtämään tapahtumien selityksiä ja seuraamuksia
  • Onnistuttu keskittymään tietyn liiketoiminnan tarpeeseen
  • Joukko käyttäjiä, jotka ymmärtävät dataohjautuvuuden tuoman lisäarvon

Taso 4) Raportoinnin nykytila integroitu

  • Liiketoiminnan tarpeet ohjaavat raportointia ja suorituskyvyn ohjaamista
  • Kaikkien tunnuslukujen liiketoiminnallinen merkityksellisyys validoitu
  • Raportoinnin prosessien hallintotavat määritelty ja tasapainoinen valikoima standardeja paikallaan
  • Data ei ainoastaan heijasta yrityksen suorituskykyä vaan sitä hyödynnetään myös ennustamisessa ja kehityksessä ajaen yritystoimintoja eteenpäin
  • Informaatio luotettavaa ja käytössä raportointialusta informaation visualisoinnille sekä itsepalveluanalyytikan hyödyntämiselle

Taso 5) Raportoinnin nykytila optimoitu

  • Tiedolla johtaminen on integroitu yrityksen arkkitehtuuri- ja sovelluskehitysprojekteihin
  • Datan hyödyntäminen tietopohjaisen kulttuurin luomisessa
  • Organisaatio omaksuu dataohjautuvan strategian ja data ymmärretään liiketoiminnan strategisena mahdollistajana
  • Tiedolla johtaminen integroitu liiketoiminnan strategiaan luoden uusia rooleja sekä mahdollisuuksia kasvun vauhdittamiseksi


Hyvin harva yritys pystyy toteamaan suoraselkäisesti olevansa tasolla viisi. Tästä huolimatta mielestäni yhä useamman yritysjohtajan tulisi linjata tiedolla johtaminen osaksi liiketoiminnan kasvun strategiaa. Realistista ei ole kuitenkaan pyrkiä tasolle viisi seuraavan vuoden tai kahden aikana mikäli yrityksen lähtötaso on alhainen. Oikotietä ei ole onneen ja kyvykkyyksiä kannattaa kehittää iteroiden. Muussa tapauksessa riskinä on, että massiivisen hankkeen lopputulokseen ei olla tyytyväisiä. Ratkaisun kannalta ennalta määritellyt tekniset tavoitteet saattavat täyttyä, mutta varsinaiset liiketoimintahyödyt eivät välttämättä realisoidu. Tärkeää on myös sisäistää, että mikään tekninen ratkaisu ei yksinään riitä, mikäli yrityskulttuuri ei tue organisaatiota dataohjautuvassa päätöksenteossa.

Raportoinnin kehittämisen pitkäjänteisyys

Olen aikaisemmin kirjoittanut siitä, mitä teknisiä vaiheita vaaditaan kestävän raportointiratkaisun toteuttamiseksi. Kyseisen kirjoituksen osalta on merkityksellistä ymmärtää prosessin toistuvuus. Raportoinnin kehittämisestä puhuttaessa ei siis tulisi pystyttää erillistä projektiryhmää tai yksittäistä hanketta. Kehittämisen tulee olla jatkuva prosessi ja itse suosin puhuttavan ohjelmasta projektien sijaan. Vaikka ohjelmalla ei ole projektin mukaista päättymispäivää, tulisi toiminnan olla kuitenkin tavoitteellista. 

Raportoinnin kehittämisen tavoiteasetannassa voidaan hyödyntää viitekehyksenä samaa viisitasoista maturiteettimallia kuin lähtötilanteen kartoittamisessa. Mallin avulla yritys voi määrittää itselleen selkeän tavoitetilan ilmaisemaan yrityksen strategista linjausta tiedolla johtamisen suunnasta. Kyseinen malli on viitteellinen työkalu, jonka avulla voidaan luoda oma pitkän ajan tiekartta. Suunnitelman ei tarvitse tai kannata olla liian yksityiskohtainen. Tulevaisuuden teknologiat kehittyvät ja tarpeet muuttuvat. Tällöin on tärkeä pystyä vastaamaan vallitseviin tilanteisiin ja tarpeisiin nopealla aikataululla. Kestävä ratkaisu luo mahdollisuudet kehittää raportointia entisestään ilman, että tekninen velka hidastaa vauhtia myöhemmin. Tiekartta antaa siis korkean tason raamit ja suunnan toiminnalle ja ketterien toimintaperiaatteiden avulla voidaan tarvittaessa tehdä korjausliikkeitä uusimman tiedon valossa.

Raportoinnin kehittämisen tulee olla siis pitkäjänteistä ja tavoitteellista. Tämän polun varrella korostuu valitun järjestelmätoimittajan merkitys. Yhteinen tahtotila ja pyrkimys vastata tulevaisuuden haasteisiin luo otollisen pohjan pitkän ajan tiekartan tavoitteiden saavuttamisessa myös vaatimusten muuttuessa. 

Azetsin tavoitteena on panostaa parhaisiin teknologiaratkaisuihin helpottaaksemme asiakkaidemme arkea. Lue lisää Azetsin raportointiratkaisuista.  

Voit myös jättää yhteydenottopyynnön ja varata demon raportointiratkaisustamme oheisella lomakkeella.
Valitse tästä dashboard-ratkaisu, josta haluat esittelyn

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin.

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Kirjoittajasta Pasi Lehtinen

Business Owner, Azets. Pasin työssä korostuu ratkaisukeskeisyys. Raportoinnin ja analytiikan Business Ownerina Pasi painottaa liiketoimintalähtöistä lähestysmiskulmaa varmistaakseen kokonaisvaltaisen palvelukokonaisuuden.