Testaa millä tasolla yrityksenne raportointi on

Teknologia | 28.11.2022

Kirjoittaja Azets Finland

Vaatiiko yhtenäisten tietojen kokoaminen aikaa vieviä manuaalisia työvaiheita? Onko eri yksiköiden tiedot tallennettu epäjohdonmukaisesti ja ristiriitaisia keskenään? Aiheuttaako reaaliaikaisen, harmonisoidun kokonaiskuvan tuottaminen harmaita hiuksia?

Usein näiden kysymysten äärellä päädytään pohtimaan nykyisten raportointiratkaisujen kehittämismahdollisuuksia. Ideaaliratkaisun löytämiseen auttaa jo pelkästään raportoinnin nykytilan arviointi sekä nykyisten järjestelmien ja prosessien kipupisteiden tunnistaminen. 

Raportoinnin lähtötason selvittäminen

Raportoinnin kehittäminen kannattaa aloittaa nykytilan kartoittamisesta. Tällöin on hyvä arvioida nykyiset prosessit ja järjestelmät lähtötason määrittämiseksi. Täyttämällä seuraavan pikatestin, saat tietää yrityksenne raportoinnin lähtötason.

Raportointitestin tulosten arviointi

Tulosten perusteella yritys voidaan asettaa viisitasoiselle portaikolle, joka kuvaa raportoinnin nykytilaa:

Raportoinnin kehittäminen, raportoinnin nykytilan vaiheet

Taso 1) Raportoinnin nykytila kaoottinen

  • Taulukkolaskentaohjelmien ja informaation anarkia
  • Kertaluonteisia raportointitarpeita eikä standardoitua raportoinnin tapaa toimia
  • Ei linkitystä liiketoiminnan tarpeisiin tai dokumentaatiota

Taso 2) Raportoinnin nykytila kehitteillä

  • Tiedon omistajuutta ei ole määritetty liiketoiminnalle tai omistajuus on epäselvää (IT vastuussa raportoinnista)
  • Data ja informaatio ei ole uudelleenkäytettävissä
  • Datasiiloja eri liiketoimintayksiköissä sekä tietojen epäjohdonmukaisuutta ja ristiriitaisuutta
  • Ei avaintunnuslukuja käytössä tai muutamia operatiivisia raportteja vähäisillä liiketoimintahyödyillä

Taso 3) Raportoinnin nykytila linjattu

  • Avaintunnusluvut pohjautuvat selkeästi määriteltyyn strategiaan
  • Yhteiset tietovaatimukset ja tunnuslukujen määritelmät
  • Dataa hyödynnetään tapahtumien selityksien ja seuraamuksien ymmärtämiseen
  • On onnistuttu keskittymään tietyn liiketoiminnan tarpeeseen
  • On joukko käyttäjiä, jotka ymmärtävät dataohjautuvuuden tuoman lisäarvon

Taso 4) Raportoinnin nykytila integroitu

  • Liiketoiminnan tarpeet ohjaavat raportointia ja suorituskyvyn ohjaamista
  • Kaikkien tunnuslukujen liiketoiminnallinen merkityksellisyys on validoitu
  • Raportoinnin prosessien hallintotavat on määritelty ja tasapainoinen valikoima standardeja paikallaan
  • Data ei ainoastaan heijasta yrityksen suorituskykyä, vaan sitä hyödynnetään myös ennustamisessa ja kehityksessä ajaen yritystoimintoja eteenpäin
  • Informaatio on luotettavaa ja käytössä on raportointialusta informaation visualisoinnille sekä itsepalveluanalyytikan hyödyntämiselle

Taso 5) Raportoinnin nykytila optimoitu

  • Tiedolla johtaminen on integroitu yrityksen arkkitehtuuri- ja sovelluskehitysprojekteihin
  • Dataa hyödynnetään tietopohjaisen kulttuurin luomisessa
  • Organisaatio omaksuu dataohjautuvan strategian ja data ymmärretään liiketoiminnan strategisena mahdollistajana
  • Tiedolla johtaminen integroitu liiketoiminnan strategiaan luoden uusia rooleja sekä mahdollisuuksia kasvun vauhdittamiseksi

Raportoinnin kehittäminen on pitkäjänteistä

Raportoinnin kehittäminen on jatkuva prosessi ja voisikin puhua ohjelmasta projektien sijaan. Vaikka ohjelmalla ei ole projektin mukaista päättymispäivää, kannattaa toiminnalle asettaa tavoitteita. 

Yrityskulttuurin kehittäminen tukee siirtymistä dataohjautuvaan organisaatioon

Jos raportointia halutaan kehittää, yritysjohdon kannattaa linjata tiedolla johtaminen osaksi liiketoiminnan kasvun strategiaa. Hanke on suuri ja sen onnistumiseen tarvitaan yrityskulttuuri, joka tukee organisaatiota dataohjautuvassa päätöksenteossa. Jos keskitytään vain määriteltyihin teknisiin tavoitteisiin, ne saattavat täyttyä, mutta varsinaiset liiketoimintahyödyt eivät välttämättä realisoidu. Maltillisesti etenemällä ja kyvykkyyksiä jatkuvasti kehittäen päästäänkin hyvään lopputulokseen.

Malli auttaa tavoiteasetannassa

Raportoinnin kehittämisen tavoiteasetannassa voidaan hyödyntää viitekehyksenä samaa viisitasoista mallia kuin lähtötilanteen kartoittamisessa. Mallin avulla yritys voi määrittää itselleen selkeän tavoitetilan ilmaisemaan yrityksen strategista linjausta tiedolla johtamisen suunnasta.

Kyseinen malli on viitteellinen työkalu, jonka avulla voidaan luoda oma pitkän ajan tiekartta. Suunnitelman ei tarvitse tai kannata olla liian yksityiskohtainen. Tulevaisuuden teknologiat kehittyvät ja tarpeet muuttuvat. Tällöin on tärkeä pystyä vastaamaan vallitseviin tilanteisiin ja tarpeisiin nopealla aikataululla. Kestävä ratkaisu luo mahdollisuudet kehittää raportointia entisestään. Tiekartta antaa siis korkean tason raamit ja suunnan toiminnalle ja ketterien toimintaperiaatteiden avulla voidaan tarvittaessa tehdä korjausliikkeitä uusimman tiedon valossa.

Raportoinnin kehittämistä kannattaa siis tehdä pitkäjänteisesti ja tavoitteellisesti. Matkan varrella korostuu valitun järjestelmätoimittajan merkitys. Yhteinen tahtotila ja pyrkimys vastata tulevaisuuden haasteisiin luo otollisen pohjan pitkän ajan tiekartan tavoitteiden saavuttamisessa myös vaatimusten muuttuessa. 

Azets Discover on raportointityökalu, joka yhdistää tiedot organisaation eri järjestelmistä helposti tulkittavaan muotoon.

Tutustu Azets Discoveriin 

Keskusteltaisiinko raportoinnin tilasta yrityksessäsi? Jätä yhteydenottopyyntö tai varaa Azets Discover -raportointityökalun demo.
Valitse tästä dashboard-ratkaisu, josta haluat esittelyn

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin.

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Kirjoittajasta Azets Finland

Azets on talous-, palkka-, HR- ja neuvonantopalveluja sekä niitä tukevia teknologiaratkaisuja tarjoava yritys, joka palvelee asiakkaita henkilökohtaisesti niin digitaalisesti kuin paikallisesti.