Quinyx mahdollistaa työvoiman optimoinnin

Teknologia | 19/01/2021

Kirjoittaja Maija Rabina

 

Jokainen johtaja on saman haasteen äärellä; kuinka taata samaan aikaan yrityksen liiketoiminnan kannattavuus ja henkilöstön tyytyväisyys? Kuinka parantaa tehokkuutta hyvinvoinnista tinkimättä? Oletusten ja summamutikassa tehtyjen päätösten taustalla ei kuitenkaan välttämättä aina ole oikeaa liiketoimintaan perustuvaa tietoa. Kahta vaakakuppia voi tasapainotella Quinyxin sovelluksen tuottaman datan avulla ja löytää optimaalisen tasapainon kannattavuuden ja hyvinvoinnin välillä. Tärkeintä on ensin kaivaa esille yrityksen arvot ja keskeisimmät tavoitteet.

Mitä huomioida työvoiman optimoimisessa?

Työvoiman hallinta eli Workforce Management (WFM) on paljon laajempi käsite kuin työvuorosuunnittelu. Ennen työvoiman optimoinnin aloittamista on hyvä käydä sisäinen keskustelu siitä, mitä erityisesti halutaan optimoida ja millä ehdoilla. Työvoimakustannusten pitäminen minimissä saattaa vaikuttaa työntekijöiden jaksamiseen ja hyvinvointiin, sekä yrityksen tarjoamaan palveluun ja sen laatuun. Toisaalta muut kustannukset voivat nousta, jos esimerkiksi asiakaspalvelutilanteissa halutaan panostaa henkilökohtaiseen, perinpohjaiseen ja asiantuntevaan palveluun. Totuus löytyy usein yrityksen arvoista, ja siitä mikä on yritykselle kaikista tärkeintä. Tehokkuus vai henkilökohtainen palvelu?

Luksusmerkkejä myyvissä liikkeissä henkilökohtainen palvelu on ensisijaista, kun taas ruokakaupassa nopeus ja tehokkuus ovat merkittävämpiä tekijöitä. Saavutettavuus ja pitkät aukioloajat vai kiinteä korkea käyttöaste? Työvuorosuunnittelu, omien työntekijöiden toiveet ja hyvinvointi ovat lisäksi oma tekijänsä, joka vaikuttaa päätöksiin ja resursointiin. Usein vastaus löytyy näiden välimaastosta ja ratkaisee sen, miten dataa painotetaan optimoinnin kannalta.

Liiketoiminnan data ohjaa päätöksentekoa

Kun kaikista tärkeimmät ja optimoitavat tekijät on selvitetty, pystytään määrittelemään päätöksentekoa ohjaava data. Määritelty data kertoo tapauskohtaisesti esimerkiksi henkilöstön tarpeen eri myymälöissä. Tärkeää optimoinnissa auttavaa tietoa ovat esimerkiksi kuittidata, työaika, tilausjärjestelmät ja käsitellyt tilaukset, joiden avulla päästään tutkimaan menneisyyttä ja luomaan työkalun kanssa ennuste tulevaisuudesta. Tarkoituksenmukaista tietoa löytyy jokaisesta yrityksestä, ja datan etsiminen optimointia varten on myös hyvä selvitys siitä, mitä kaikkea tietoa yrityksessä kerätään. Paras hetki tiedon keräämisen ja tutkimisen aloittamiselle on tunnetusti tänään.

Quinyx on monipuolinen alusta henkilöstösuunnittelusta palkanlaskentaan

Optimoinnin makuun päästyä sitä haluaa tietysti optimoida kaiken mahdollisen, ja Quinyxin myötä myös palkkahallinnon prosessin voi optimoida helposti. Muun muassa yrityksen TESin ja työaikalain tulkinnan voi ajaa Quinyxiin, ja tällöin esimerkiksi työaikoja ja tuntilistoja ei tarvitse erikseen enää lähettää. Usein yritysten sisäisistä prosesseista tulee johdonmukaisempia, kun työaikaa koskevat tiedot täyttyvät kaikki samaan paikkaan ja palkka-aineisto siirtyy palkanlaskijalle kootusti.

Quinyx onkin alusta kaikelle henkilöstösuunnittelusta, työvuorosuunnitteluun, työajan kirjaamiseen ja palkkajaksojen lähettämiselle palkanlaskentaan. Hankala ja monitahoinen palkanlaskentaprosessi virtaviivaistuu näin muutamaan klikkaukseen. Lopputuloksena työvuorot suunnitellaan datan perusteella optimoidusti ja julkaistaan työntekijöille. Quinyxin rajapinta myös hakee aineiston alustan kautta palvelimelle asti.  

Työvoiman optimointi pohjautuu yrityksen strategiaan ja arvoihin

Quinyx on tehokas ja helppo työkalu parantamaan henkilöstösuunnittelua datan avulla, kun sovelluksessa yhdistyy keskeisesti henkilöstötyytyväisyys ja liiketalouden optimointi. Keskeisin on silti kysymys, mitä todella haluat optimoida eniten? Tähän vaiheeseen kannattaa käyttää aikaa, sillä muuten Quinyxiin syötettävä data ei välttämättä ohjaa optimoimaan oikeita asioita. Optimointiin perehtyneet asiantuntijamme auttavat mielellään datan fokusoimisessa ja määrittelyssä!

Tutustu Quinyxiin tarkemmin ja lataa webinaaritallenne "Optimoivaa ja onnellisesta työvoimanhallintaa".  Lataa Azetsin ja Quinyxin webinaaritallenne tästä 

Kirjoittajasta Maija Rabina

Product Owner, vastuualueena Quinyx järjestelmän käyttöönotto sekä Quinyx Light työajanseurannan konseptointi ja kehitystyö.