Mistä niitä palkkatiedon murusia oikein tulee?

HR | 04/11/2020

Kirjoittaja Riikka Sinivuori

 

Siitä on reilu 20 vuotta aikaa, kun sukelsin palkkahallinnon maailmaan. Ymmärrys palkka- ja henkilöstöhallinnosta on lisääntynyt matkan varrella monesta asiasta. Yksi asia kuitenkin edelleen hämmästyttää; nimittäin se valtava määrä tietoa, joka palkkojen maksamiseen tarvitaan, että palkat ovat oikeaan aikaan, oikealla henkilöllä, oikean suuruisina ja oikealla tilillä.

Milloin tiedot palkanmaksuun tarvitaan?

Jotta kaikki palkanmaksuun tarvittavat tiedot olisivat meillä Azetsilla ajallaan, laaditaan yhdessä asiakkaiden kanssa aikataulu, ns. vuosikello. Siihen merkitään, mihin mennessä tiedot tarvitaan palkanlaskentaan, milloin palkat ovat hyväksyttävänä asiakkaalla ja milloin ne ovat työntekijän tilillä. Aikataulussa pysyminen sekä Azetsin että asiakkaan puolella on onnistuneen palkanmaksun perusta.

Mitä kaikkea tietoa palkanlaskentaan tarvitaan?

Ensinnäkin tarvitaan palkansaajaan liittyvät perustiedot mm. nimi, osoite, pankkitili ja työsopimuksen tiedot. Työsopimuksen tiedoista selviää esimerkiksi se, saako henkilö kuukausipalkkaa vai tuntipalkkaa, työskenteleekö hän kokoaikaisena, kuuluuko henkilölle luontoisetuja ja onko esimerkiksi tehtävän vaativuudella vaikutusta palkan suuruuteen. 

Tehdyt työtunnit ja lisät

Silloin, kun henkilön palkka perustuu tehtyihin työtunteihin, tarvitaan henkilön tekemä työaika tulkittuna työaikalain ja työehtosopimuksen vaatimusten mukaisesti. Tehdyn työajan palkka koostuu mm. perustunneista ja mahdollisista lisistä. Varsinaisen aikapalkan eli tehtyjen työtuntien lisäksi maksuun saattaa tulla esimerkiksi ilta- ja yölisiä, arkipyhäkorvauksia ja työn vaativuudesta riippuvia lisiä.

Lomat ja poissaolot

Palkkaan vaikuttavat myös lomat ja erilaiset poissaolot. Se milloin henkilö saa lomarahansa saattaa olla sidottuna loman pitämisajankohtaan tai sitten lomaraha maksetaan sovittuina kiinteinä ajankohtina. Poissaoloissa palkallisuus tai palkattomuus riippuu poissaolon syystä ja poissaolon kestosta. Tähän palkallisuuden tulkintaan eri palkanlaskentajärjestelmät tarjoava eritasoista automatiikkaa. Erikseen sovittaessa palkanlaskennassa saatetaan tarkastaa myös poissaoloon liittyvä todistus. Pitkistä sairauslomista tehdään yleensä Kela-hakemukset, joihin liitetään lääkärintodistus poissaolosta.

Kertakorvaukset

Sen lisäksi, että työntekijä saa kuukausipalkkaa tai tuntipalkkaa, voi maksuun tulla erilaisia kertakorvauksia, mm. bonuksia ja palkkioita. Näistäkin tarvitaan tiedot sovitussa muodossa palkanlaskentaan. 

Vähennykset ja pidätykset

Palkattomien poissaolojen lisäksi palkasta tehdään monenlaisia muitakin vähennyksiä ja pidätyksiä: esimerkiksi ay-jäsenmaksuja, ulosottoja, ruokapidätyksiä ja tietysti ennakonpidätys. Verokortit kaikille työntekijöille haetaan keskitetysti kerran vuodessa verottajalta, mutta yksittäisten työntekijöiden muutosverokortteja toimitetaan palkanlaskentaan kuukausittain.

Meille palkkahallintoon näkyy yllättävällä tavalla työuran lisäksi koko ihmisen elämänkaari. Rekrytointi näkee työsuhteen syntymisen, mutta palkkahallinto hoivaa vuodesta toiseen. Työsuhde voi alkaa kesätöistä tai määräaikaisena kenties oppisopimuksena ja jatkua vakinaiseen työsuhteeseen. Väliin saattaa mahtua opintovapaita ja kun perheeseen tulee lapsia, ovat vuorossa vanhempainvapaat. Ja niinkin on käynyt, että kaksi työntekijää laittaa yhtä aikaa tietoa osoitteenmuutoksesta ja määränpää on samassa osoitteessa.

Mistä palkanlaskentaan tarvittavat tiedot saadaan?

Tietoja palkanlaskentaan toimitetaan siis monesta eri paikasta. Aikaisemmin valtaosa tiedoista liikkui erilaisilla lomakkeilla perinteisen paperipostin kuljettamana. Paperisista lomakkeista siirryttiin pikkuhiljaa sähköpostiin, tietojen toimittamiseen sähköisesti esimerkiksi Excel-muodossa ja edelleen erilaisten järjestelmien välisiin liittymiin. Tätä nykyä sähköpostista on luovuttu ja tiedot toimitetaan erilaisten portaalien kautta. Viimeisimpänä tietojen käsittelyyn ja toimittamiseen ovat tulleet mukaan robotit.

Kaikki palkanlaskennan tiedot sähköisesti

Siirtyminen paperilomakkeista sähköisiin tietojen toimitustapoihin on nopeuttanut prosessia huomattavasti, tietoturva on parantunut, tulkintavirheet vähentyneet ja moninkertainen tallennustyö saatu vähenemään. Siinä missä ennen tallennettiin tietoja käsinkirjoitetuilta papereilta, on nyt käytössä määrämuotoinen tietojen toimittaminen koneellisesti käsiteltävässä muodossa. 

Sen lisäksi, että tiedot tulevat sovitussa muodossa, on tietysti tärkeää, että ne tulevat vain kertaalleen, yhdessä sovittua kanavaa pitkin. Samojen tietojen ilmoittaminen montaa eri reittiä tekee prosessista tehottoman ja virhealttiin. Esimerkiksi, jos tehdyt työtunnit ja poissaolot tulevat suoraan liittymällä työaikajärjestelmästä ei samoja tietoja tule enää ilmoittaa uudelleen sähköpostilla. Näissä tapauksissa tunnit saattavat mennä maksuun kahteen kertaan tai ainakin se aiheuttaa turhaa tarkastamista. 

Työntekijöiden ja työsopimusten tiedot tuleva jo usein joko liittymiä pitkin asiakkaalla käytössä olevasta HR-järjestelmästä tai ne tallennetaan suoraan palkkajärjestelmään tarjoilla olevan käyttöliittymän kautta.

Työtunnit, lomat ja muut poissaolot saadaan valmiiksi työehtosopimuksen mukaisesti tulkittuna työaikajärjestelmästä.

Palkansaajan henkilötiedot on turvattu monella tavalla

Äkkiseltään kuulostaa siltä, että palkka-asiatuntija on nykyajan sentraalisantra, joka tietää pienimmätkin yksityiskohdat palkansaajan elämästä. Totuus kuitenkin on, että vaikka tietoa on paljon ja palkansaajan tietojen oikeellisuus tärkeää, palkka-asiatuntijan sormien läpi kulkevat kuukausittain satojen ihmisten tiedot, jolloin yksittäisen henkilön yksityiset asiat hukkuvat massaan.

Palkka-asiatuntija allekirjoittaa vaitiolosopimuksen työsopimusta tehdessään. Tämän lisäksi palkka-asiantuntijoita sitovat erilaiset tietosuojasäännöt. IT-ratkaisuilla on varmistettu mm. turvallinen tiedonsiirto ja se, että tietoihin pääsevät käsiksi vain ne, joilla siihen on tarve. Palkka-asiantuntija on myös velvollinen ilmoittamaan mahdollisesta tietoturvaloukkauksesta, siis siitä, että henkilötietoja on mahdollisesti joutunut vääriin käsiin. Sähköinen materiaalinkäsittely ja arkistointi varmistavat, että palkka-asiatuntijan työpöydällä ei loju paperista palkkamateriaalia. Palkansaajan henkilötiedot on turvattu monella tavalla.

Tutustu Azetsin palkanlaskennan palveluihin ja palkanlaskennan ulkoistamiseen.

Tilaa uutiskirje sähköpostiisi. Saat tiedon mm. uusimmista blogeistamme, ajankohtaisista webinaareistamme ja asiantuntijoidemme kirjoittamista oppaista ensimmäisten joukossa.

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin.

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Kirjoittajasta Riikka Sinivuori

Riikka toimii Azetsilla palvelupäällikkönä ja palkanlaskennan prosessien kehitystehtävissä.