Palaverit ja tiimien tavoitteiden saavuttaminen

HR
21/09/2012

Kirjoittaja Azets Finland

 
Palaverit muodostavat perustan tiimien ja organisaatioiden tavoitteiden saavuttamiselle. Samalla ne myös turhauttavat ihmisiä monissa organisaatioissa. Jotkut kokevat istuvansa tyhjän panttina liian useissa palavereissa, jotka vievät vain aikaa ”oikealta” työnteolta. Fasilitoijan vastuulla on varmistaa, että palaverit tukevat mahdollisimman hyvin työn tekoa, ja ihmiset kokevat niihin osallistumisen mielekkääksi tai jopa energisoivaksi. Keskustellessamme tästä teemasta Virvon henkilöstöalan ammattilaisten kesken, esille nousivat seuraavat neljä tehokkaiden palaverien tunnuspiirrettä.1. Selkeä tavoite ja tarkoitus.

 

Kaikilla palaveriin osallistujilla on syytä olla yhteinen käsitys siitä ”miksi täällä ollaan” ja ”mitä on tarkoitus saada aikaiseksi”. Tiimit saattavat tarvita erilaisia palavereita eri tarkoituksiin. Monilla tiimeillä ja organisaatioilla on omat säännölliset viikko- tai kuukausipalaverinsa, joiden tarkoitus on varmistaa ja ylläpitää työskentelyn sujuvuutta. Tiimin ja työn luonne määrittää, kuinka usein tätä työn virran pulssia on seurattava. Joissakin tiimeissä riittää kerran kuukaudessa, jossain työssä kerran päivässä. Esimiehen vastuulla on määrittää oikea intervalli kokouksille, ja  tarvittaessa kyseenalaista tarpeettomat toistuvat kokoukset: Esimerkiksi viikkopalavereista ei saa tulla itsetarkoitusta.

Muistele aikaa, jolloin olit vasta aloittanut työpaikassasi. Mihin kiinnitit huomiota organisaatiosi palaverikäytänteissä? Miten ne eroavat aikaisemmista työnantajistasi?
2. Määritellyt roolit ja pelisäännöt.

Sujuvissa ja tehokkaissa työpalavereissa on mietitty se, kuka osallistuu ja miksi.  Kaikkien osallistujien on koettava käsiteltävien asioiden koskettavan heitä. Fasilitoijan on myös otettava huomioon se kiireiseen nykyaikaan liittyvä seikka, että monissa palavereissa osa osallistujista on läsnä virtuaalisesti tai ei ole läsnä laisinkaan.

Mitä hyviä ja huonoja puolia liittyy siihen, että joku osallistuu palaveriin puhelimen tai videon välityksellä?
3. Riittävä valmistautuminen ja follow-up.

Yksi tärkeimpiä tehottomien palaverien syitä on se, että ihmiset tulevat niihin huonosti valmistautuneina, koska heillä ei välttämättä ole aikaa tähän. Paradoksaalisesti käytämme aikaamme tehottomasti, koska olemme bookanneet kalenterimme liian täyteen. Valmistautumisen lisäksi aikaa on syytä varata muistiinpanojen työstämiselle ja jatkotoimenpiteiden varmistamiselle. Palaverin fasilitoijan on syytä varmistaa, että jokaisen käsiteltävän asian lopputuloksena on jokin konkreettinen toimenpide, jonka joku tekee määriteltyyn ajankohtaan mennessä.

Miten itse varmistat riittävän valmistautumisen ja follow-upin liittyen palavereihisi?
4. Selkeä agenda ja aikataulu.

Palavereilla on aina niille varattu aika, josta jonka perään jonkun täytyy katsoa. Fasilitoijan tulee varmistaa, että agendaa seurataan ja keskustelu ei mene sivuraiteille.

Miten paljon palaverissa saa mielestäsi olla vapaata keskustelua? Mitkä piirteet käyttäytymisessäsi korostuvat, kun toimit aikapaineen alla? 

 

Balk Anssi
Anssi on koulutukseltaan DI ja psykologi. Hän on erikoistunut suorahakutoimeksiantojen toteuttamiseen sekä rekrytoinnin uusiin teknologioihin kuten CATS rekrytointijärjestelmään, jonka käyttöönottoja hän tekee asiakkailla.

Kirjoittajasta Azets Finland

Azets on teknologiavetoinen osaamiseen erikoistunut yritys, jolla on pohjoismaiset juuret. Tarjoamme yrityksille joustavia talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita. Yhdistämme datan, teknologian ja asiantuntemuksemme kokonaisuudeksi, joka tuottaa arvoa asiakkaillemme. Azets on osa CogitalGroupia, joka on kansainvälinen yrityspalveluihin erikoistunut konserni.