Miten valita sopiva HR-tietojärjestelmä

HR | 25/03/2013

Kirjoittaja Azets Finland

 

Tutustu Azets.fi sivuilla myös seuraaviin:
HR-JÄRJESTELMÄPALVELUT
HR-JÄRJESTELMÄT

Henkilötietojärjestelmän valinta on investointi, jonka kanssa eletään tyypillisesti 10 vuotta, joskus pidempäänkin. Hyvä tietojärjestelmä tarjoaa tukea keskeisille HR-prosesseille, tuottaa faktaa ja analytiikkaa johdolle, esimiehille ja henkilöstöjohdolle. Sen tulisi myös skaalautua yrityksen tarpeiden mukaisesti ja toimittajan tulisi kehittää järjestelmää määrätietoisesti.

Mistä sitten olisi hyvä aloittaa, kun on tullut tarve hankkia HR-tietojärjestelmä? Moni tuntuu kysyvän tutuilta HR-kollegoilta kokemuksia, mikä ei ole yhtään huono ajatus, mutta vastaavatko muiden kokemukset ja tarpeet juuri oman organisaatiosi tarpeita? Pitäisikö järjestelmän olla ”täydellinen” vai ”riittävän hyvä”? On hyvä tunnistaa ne reunaehdot, jotka ohjaavat tässä tapauksessa päätöksentekoa ja tulevaisuuden tarvetta? Mikäli lähdetään tilanteesta, jossa ei ole vielä mitään HR-tietojärjestelmää käytössä, tilanne on hieman erilainen kuin jos ollaan korvaamassa käytössä olevaa, mahdollisesti muihin järjestelmiin jo integroitua järjestelmää.

Kokemuksemme mukaan on hyvä aloittaa kirjaamalla ensin ylös omat realiteetit ja toiveet. Niitä on syytä punnita vastakkain ja muistaa myös käytettävissä oleva budjetti. Usein hankinnat ovat hyvin IT-vetoisia, joten tarvitaan hyvä ja aktiivien vuoropuhelu taloushallinnon, IT:n ja HR:n välillä. Toiveiden tynnyriä tulee tarkastella kriittisesti koko prosessin ajan – järjestelmän räätälöinti maksaa ja voi aiheuttaa lisäkuluja jos toimittajan päivitykset eivät automaattisesti toimikaan toteutetussa ratkaisussa. Ja järjestelmän käyttäjää ei sovi unohtaa, helppokäyttöisyys ja selkeys nousevat arvoonsa jos esimerkiksi esimiehet käyttävät järjestelmää.

Järjestelmähankinnasta olisi hyvä laatia investointiehdotus (business case) missä kuvataan tarkoitus, tavoitteet, järjestelmän laajuus (prosessit, raportointi) sekä konkretisoidaan tavoiteltavat hyödyt ja tarvittavat investoinnit.

Mikäli HR:n ydinprosessit eivät ole jo valmiiksi kuvattuina, olisi hyvä huolehtia, että se tehdään ennen varsinaiseen käyttöönottoon ryhtymistä. Jo järjestelmävalintaa tehdessä on hyödyllistä, jos omia prosesseja voi verrata järjestelmän tukemiin prosesseihin. Mikäli prosessityö tehdään samaan aikaan itse käyttöönoton kanssa, tämä saattaa viivästyttää sovittuja aikatauluja ja lisätä kustannuksia. Usein käy niin, että järjestelmävalinta on jonkinlainen kompromissi. Tavoitteena kuitenkin on tehdä prosesseista tehokkaampia ja toimivimpia järjestelmän avulla.

Tärkeää on myös määritellä mitä järjestelmän halutaan tekevän nyt ja tulevaisuudessa, esimerkiksi 2-3 tai 5-10 vuoden päästä. Mitkä ovat omat kehitystarpeet? Toimiva ja monipuolinen HR raportointi tuottaa paljon lisäarvoa koko organisaatiolle. Siitä huolimatta perusraportointimahdollisuudet järjestelmistä eivät yllättäen aina olekaan riittävän kattavia ja ylimääräisten raporttien määrittely saattaa olla työlästä ja hintavaa. Valintaprosessin aikana on siis tärkeää varmistaa, että tulevan järjestelmän raportointikin palvelee mielellään etukäteen mietittyjä omia tarpeita.

HR IT järjestelmät ovat kehittyneet nopeasti viime vuosina ja on tärkeää valita järjestelmä, joka on yhtä aikaa sekä omien tarpeiden mukainen että tarpeeksi uudenaikaista teknologiaa hyödyntävä kokonaisuus. SaaS (Software as a Service) –pohjaiset järjestelmät vapauttavat omia IT resursseja, sillä järjestelmää ei asenneta omille laitteille vaan niitä käytetään toimittajan ylläpitämiltä palvelimilta tietoverkon kautta. Toimittaja huolehtii päivityksistä eikä asiakkaan tarvitse itse hallita syvällisesti järjestelmään liittyvää tietotekniikkaa.

Työntekijöiden ja esimiesten itsepalvelumahdollisuudet tarjoavat HR asiantuntijoille joustavuutta ja mahdollisuuden keskittyä enemmän omaan ydinosaamiseen. Listauksia tai henkilötietoja ei esimerkiksi enää tarvitse lähetellä esimiehille erikseen vaan he voivat nähdä kaiken suoraan omalta työpöydältään ja ajaa itse tarvittavat raportit. Järjestelmän tulisi olla mahdollisimman helppokäyttöinen, jotta kaikki käyttäjäryhmät voivat helposti hyödyntää sen tarjoamia mahdollisuuksia.

Järjestelmätoimittajia on lukuisia sekä Suomessa että globaalisti. Valintaan lokaalin ja globaalin järjestelmän välillä vaikuttaa mm. se, kuinka monessa maassa organisaatiolla on toimintaa tai onko lähiaikojen suunnitelmissa laajentua kansainvälisesti. Monella organisaatioilla kynnyskysymys saattaa olla tietojen fyysinen säilytyspaikka – ovatko tiedot ulkomaisella serverillä vai Suomen rajojen sisällä?

Muuta hyödyllistä HRIT järjestelmiin liittyvää pohdittavaa on mm.:

  • Miten kilpailutetaan?
  • Järjestelmien integroitavuus?
  • toimittajan tarjoama tuki

HR IT järjestelmän hankinta on monivaiheinen ja moniulotteinen projekti. Usein järjestelmähankinnan kokonaisresurssitarvetta on vaikea etukäteen hahmottaa. Valintaa helpottaa jos valintaprosessissa mukana on jo ennestään HR IT järjestelmiä ja niiden käyttöönottoihin sisältyviä toimenpiteitä tunteva asiantuntija. Virvolla on laaja kokemus erilaista HR-tietojärjestelmähankkeista ja eri roolissa toimivien käyttäjien todellisista kokemuksista. Olemme mielellämme tukemassa hankintaprosessianne sen kaikissa eri vaiheissa.

Kirjoittajina: Marika Leinonen ja Christian Slöör

 

Slöör Christian
Christian on kokenut johdon konsultti ja kehittäjä, joka on toiminut projektipäällikkönä/asiantuntijana erilaisissa HR-kehityshankkeissa. Hänen vahvuusalueitaan ovat mm. Lean Six Sigma, palvelukeskukset, HR–tietojärjestelmien valinta/kehittäminen, prosessien kehittäminen, Talent Management ja muutoshallinta. Christianilla on laajaa kokemusta henkilöstöhallinnon kehityshankkeiden suunnittelusta ja toteutuksesta julkisen ja yksityisen sektorin organisaatioissa sekä kansainvälisessä ympäristössä.

Tutustu Azets.fi sivuilla myös seuraaviin:
HR-JÄRJESTELMÄPALVELUT
HR-JÄRJESTELMÄT

Kirjoittajasta Azets Finland

Azets on talous-, palkka-, HR- ja neuvonantopalveluja sekä niitä tukevia teknologiaratkaisuja tarjoava yritys, joka palvelee asiakkaita henkilökohtaisesti niin digitaalisesti kuin paikallisesti.