Lyhyt ja ytimekäs osaamiskartoitus – kooste

HR | 29/05/2015

Kirjoittaja Azets Finland

 
Tänä keväänä saimme osaajajoukkoomme uuden asiantuntijan, osaamiskartoitusten syväosaaja Jaana Kettusen. Hänen johdollaan lähdimme aamiaistilaisuudessamme tiistaina 26.5.2015 tutustumaan siihen, mitä lyhyt ja ytimekäs osaamiskartoitus voisi olla. Vieraspuhujaksi olimme saaneet Jarmo Laamasen Toyota Material Handling Finland Oy:stä. Jarmo aloitti tilaisuuden kertomalla Jaanan toteuttamasta osaamiskartoitusprojektista erityisesti trukkimekaanikkojen osaamisen kehittämisen näkökulmasta.

 

Osaamiskartoitus proaktiivisena kehityskeinona

Jarmo aloitti kertomalla trukkien ja varastokalusteiden myyntiin ja huoltoon keskittyvän Toyota Material Handling Finlandin taustoista sekä Toyotan arvoista, joihin hänen mukaansa koko yrityksen päivittäinen toiminta perustuu. Nämä arvot olivat: perussyiden tunnistaminen, jatkuva kehittäminen, haaste on mahdollisuus, yhteistyö ja keskinäinen kunnioitus. Arvojen perusteella ei ole ihme, että kilpailukyvyn haasteisiin ja toimialan murrokseen lähdettiin vastaamaan osaamiskartoituksen avulla. Toyotan ajatusmaailmassa Toyota job on päivittäisten työtehtävien lisäksi oman työn kehittämistä Kaizen-periaatteen mukaan. Jokaisella työntekijällä on siis osana rooliaan vaatimus kehittää sitä eteenpäin.

Toyotalla nähdään, että strategian tulee näkyä osaamisen kehittämisessä ja kehittämisen tulee olla proaktiivista niin, että liiketoimintaympäristön kehitys otetaan huomioon. Lisäksi prosessin on oltava helppo, jotta se voidaan toteuttaa linjaorganisaatiossa. Osaamiskartoitusta lähdettiin toteuttamaan osaamismatriisilla, jonka tavoitteena oli prosessin suorittamisen tukeminen. Osaamismatriisista tuli kehityskeskustelun työkalu, jonka avulla pystytään helposti havainnoimaan nykytilanne ja kehittämiskohteet sekä yksilö- että yritystasolla. Osaamismatriisi toimii myös teknisen palvelun apuna koulutusten järjestelemisessä sekä työkaluna asiakkuuksien jakamiseksi mekaanikoille.

Osaamiskartoitus on elävä työkalu

Jarmon mukaan matriisin pitäisi olla elävä työkalu: prosessit kehittyvät ja osaamisen vaatimusten tulisi kehittyä sen mukaan. Toyota Material Handlingilla on mietitty seuraavia kehitysaskeleita ja pohdittu miten osaamisten arvottaminen toteutetaan entistäkin paremmin. Osaamismatriisi tulee heillä olemaan myös mukana rekrytointivaiheessa, matriisin avulla voidaan tarkasti luoda haettavan roolin profiili ja hakea henkilöä, joka täyttää mahdollisimman hyvin annetut kriteerit. Rekrytoitavalta henkilöltä puuttuva osaaminen tunnistetaan myös heti ja hoidetaan oikealle tasolle hänet kouluttamalla.

Oman osuutensa lopussa Jarmo syventyi Big Dataan ja osaamisen tutkimukseen. Hän näytti havainnollisia esimerkkejä siitä, kuinka Toyota Material Handlingissa toteutettu tutkimus pystyi osoittamaan, mitkä osaamisalueet vaikuttavat suoraan tuloksentekokykyyn. Analyysin avulla Toyotallakin oiottiin monia virhekäsityksiä kannattavista ja kannattamattomista
osaamisalueista.

Miten osaamisvaatimukset kartoitetaan?

Jarmon kertomuksen jälkeen Jaana Kettunen kertoi osaamiskartoitusten tekemisestä omasta konsultin näkökulmastaan. Hän kävi läpi kokemuksiaan Toyotan projektista ja purki osaamiskartoituksen vaiheita yleisemmällä tasolla. Jaanan mukaan osaamiskartoitusprojektin ei tarvitse olla ikuisuusprojekti, joka lannistaa tekijänsä jo alkuvaiheessa, vaan keskittymällä kaikkein tärkeimpiin osaamisiin se saadaan pysymään napakkana ja nopeana. Mekaanikkojen kartoituksessa matriisiin koottiin vain kaikkein olennaisin osaaminen (n. 30 kpl).

Tärkeintä projektin alussa on selvittää strategisten tavoitteiden vaatimukset osaamiselle, työtehtäviin liittyvät osaamisvaatimukset sekä työvaiheiden vaatimukset osaamiselle. Strategiset vaatimukset selvitetään haastattelemalla liiketoimintajohtoa, tulkitsemalla strategiaa ja poimimalla sen vaatimat osaamiset. Ammatilliset osaamisvaatimukset löydetään esimiehiä ja työntekijöitä haastattelemalla sekä toimenkuvia tutkimalla. Työvaiheiden vaatimukset haetaan työpajassa, jossa työntekijät kuvaavat työvaiheet. Löydetyt vaatimukset viedään matriisiin ja luodaan niille arvotusasteikko. Sen jälkeen matriisi toimii kehityskeskustelun työkaluna ja keskusteluiden perusteella saadaan selville osaamistasot. Osaamismatriisi tarjoaa tämän jälkeen näkökulman kehittämistoimenpiteiden kehittämiseen ja koulutussuunnitelmien laatimiseen. Samalla se ankkuroi muuten niin hajanaisen osaamisen johtamisen alle kuuluvat HR-prosessit yhteen helposti hallittavaksi kokonaisuudeksi.

Kiitos kaikille tilaisuuteen osallistuneille!

 

Salla Viitasalo

Kirjoittajasta Azets Finland

Azets on talous-, palkka-, HR- ja neuvonantopalveluja sekä niitä tukevia teknologiaratkaisuja tarjoava yritys, joka palvelee asiakkaita henkilökohtaisesti niin digitaalisesti kuin paikallisesti.