Lounas- ja liikuntaetujen digitaalinen hallinta tehostaa HR:n työpäivää

Olipa kerran suomalainen nainen nimeltä Paula, joka työskenteli suomalaisen muutaman sadan hengen yrityksen hallinnossa. Paulan työpäivä koostui pääasiassa vaihtelevista HR:n rutiinitoiminnoista, kuten tietojen päivittämisestä erilaisiin järjestelmiin, rekrytointien avustamisesta ja kehitysprojekteissa toimimisesta sekä yleisistä toimistotehtävistä. Näiden tehtävien lisäksi Paulan vastuulle kuuluivat yrityksen lounas- ja liikuntaetuasiat. Siis lounaskorttien ja liikuntalipukkeiden tilaaminen ja jakaminen 17 eri toimipisteen henkilöstölle, työntekijäosuuksien vähentäminen palkoista ja tietojen toimittaminen yrityksen kirjanpitäjälle kuukausittain.

Voi sitä kortti-, kuitti- ja excel-rumbaa

Lounaskorteille ladattiin joka kuukausi täysi määrä lounassaldoa koko henkilöstölle riippumatta siitä, aikoiko kukin käyttää etua niin paljon. Uusille työntekijöille joutui aina ensimmäisenä päivänä selittelemään, että lounaskortti on kyllä tilattu, mutta että sillä kestää ehkä kuukausikin saapua. Ja lähteville oli kertynyt melkoinen summa omaa rahaa kortille, eikä rahojen palautus onnistunut lainkaan. Saldojen hallinnointikin oli työlästä hankalan järjestelmän takia, mikä teki lounassaldon käytön raportoinnista epämiellyttävän tehtävän.

Liikuntalipukkeet tilattiin puoleksi vuodeksi kerrallaan, myös koko henkilöstölle, kysymättä aiottiinko lipukkeita käyttää. Sen jälkeen, kun setelit saapuivat Paulan työpöydälle, ne piti vielä postittaa kullekin toimipisteelle, missä ne jaettiin edelleen työntekijöille paikallisen toimistoassistentin toimesta.

Lipukkeiden määrien toimittaminen kirjanpitäjälle hoitui helpohkolla excel-jumpalla, ja lounaskorttien saldot sai jotenkuten haettua toiseen exceliin palveluntarjoajan järjestelmästä. Paula oli kuitenkin usein excel-listoja käsitellessään miettinyt, että miksi työntekijäosuudet vähennettiin palkasta jo ennen ensimmäisenkään lounaan tai liikuntapalvelun ostamista.

Paulaa häiritsi omassa työssään se, ettei HR-toimintojen kehitykseen tuntunut jäävän tarpeeksi aikaa lounas- ja liikuntaetujen hallinnoinnin takia. Ja nyt suunniteltiin osaksi yrityksen palkitsemisjärjestelmää työsuhdematkalippujenkin käyttöönottoa, mikä tulisi varmasti kuulumaan Paulan tehtäviin. Voisikohan yrityksen työsuhde-etuudet järjestää järkevämminkin?

Azets on digitaalisten palveluiden edelläkävijä myös käyttäjänä

Tällä kertaa Paula oli kuvitteellinen hahmo, mutta tarina on varmasti monelle tuttu: lounas- ja liikuntaetujen hallinnointi työllistää enemmän kuin niille olisi aikaa. Meillä Azetsilla näin ei kuitenkaan ole ollut enää aikoihin. Käytössämme on ollut Eazybreak mobiilipalvelu lounas- ja liikuntaeduille. Eazybreak on virtaviivaistanut henkilöstöetujemme hallinnointia ja yhtenäistänyt käytäntöjä HR- ja talousosastoillamme.

Eazybreakin suurin etu on kuitenkin se, että palvelu on reilu työntekijää kohtaan. Palvelun käytön aloitus vaatii vain sähköisen käyttäjätilin aktivoinnin ja sovelluksen asentamisen, minkä ansiosta maanantaina klo 9:00 työt aloittava pääsee lounastamaan Eazybreakillä jo samana päivänä klo 11:00. Mitään etuja ei vähennetä palkasta etukäteen, vaan työntekijä maksaa ainoastaan sen mitä käyttää – jälkikäteen palkasta vähennettynä. Etujen käyttö tapahtuu matkapuhelimella sujuvasti kaikissa toimistoissamme ympäri Suomen.

Lounas-, liikunta-, kulttuuri- ja työmatkaedut nyt Azetsilta

Muun muassa yllä mainituista syistä Azets on aloittanut yhteistyön Eazybreak Oy:n kanssa. Haluamme tarjota kokemamme hyödyt ja helppouden lounas-, liikunta-, kulttuuri- ja työmatkaeduissa sinunkin yrityksellesi avaimet käteen –palveluna. Tämä tarkoittaa sitä, että Azets ja Eazybreak yhdessä hoitavat Eazybreak-käyttöönoton, työntekijätietojen hallinnan, etujen jakamisen, laskutuksen, palkkavähennykset, kirjanpidon sekä kaiken muun tarvittavan puolestasi. Sinun tarvitsee vain antaa meille lupa tehostaa työpäivääsi.

 

Henri Lappalainen

About Henri Lappalainen

HR Manager, Azets Insight Oy