Kysymyksiä toiminnan kehittämiseen liittyen

HR | 09/09/2020

Kirjoittaja Aino Kivikkola

 

Toiminnan kehittämistä pidetään useassa paikassa vieläkin käsienheiluttelutieteenä, valitettavasti. Toiminnan kehittämisen ympärille on rakennettu myytti, johon kuuluu Audilla pihaan karauttava konsultti, joka pitää puolen päivän koulutuksen, puhuu finglishiä, heittää väliin muutamia japaninkielisiä sanoja, laskuttaa päivästä japanilaisen hybridiauton verran ja kun Audin perävalot ovat kadonneet näkyvistä, konsultin puheet ovat unohtuneet mielestä. 

Totuus on kuitenkin se, että toiminnan kehittämisen ei aina tarvitse olla niin suureellista. Pienkehittämisellä saadaan myös hyviä tuloksia aikaan. 

Mitä toiminnan pienkehittämisellä tarkoitetaan?

Pienkehittämisellä tarkoitetaan tiimien sisällä tapahtuvaa kehitystä, joka vie toimintaa eteenpäin. Ajatus pienkehittämisessä on, että tiimiläiset nostavat esiin kehityskohteita ja ratkaisevat niitä omin avuin. Pienkehittäminen on jatkuvan parantamisen muoto. 

Toistuvassa toimistotyössä, kuten monessa muussakin työssä, kopiointi on imartelun ylin muoto. Jos naapuritiimissä on otettu käyttöön uusi ja hyväksi todettu kikka, sen nopea kopiointi laajaan käyttöön on tärkeää. Tiedon jakaminen ja uusien ajatusten rohkea testaaminen on erinomainen pohja pienkehittämiselle.

Mistä aloittaa pienkehittäminen?

Toiminnan pienkehittäminen on yhtä tehokasta kuin haulikolla ilmaan ampuminen, ellei tiimille ole annettu suuntaviivoja ja tavoitteita. Jonkun pitää tehdä pohjatyö ja selvittää, minkä aiheen parissa töitä pitää tehdä. Pohjatyöhön liittyvään analyysiin voi hakea materiaalia mm. asiakaspalautteesta, yrityksen tavoitteista, tehokkuusmittareista tai laatukirjauksista. Kun suunta ja tavoitteet ovat selvillä, pitää varmistaa, että tiimi on sitoutunut kehittämiseen. Perusosaaminen, esim. Turhan manuaalisen työn tunnistaminen, pitää olla kunnossa. Audilla pihasta poistuneen konsultin puhe jää sanahelinäksi, ellei oppeja oteta omaan käyttöön. Koulutus itsessään ei kuitenkaan sitouta tiimiä kehittämiseen. Paras sitouttaja on aiheesta innostunut työkaveri, joka voi antaa käytännön esimerkkejä hyödyistä. 

Pitääkö elefantti syödä kerralla?

Pienkehittämisen juju on siinä, että toimintaa kehitetään pienin askelin, pala kerrallaan. Pidetään mielessä yhteinen suunta, mutta annetaan päävastuu toiminnan kehittämisestä tiimeille. Pienkehittäminen kannattaa aloittaa perusasioiden kuntoon laittamisella. Kun esim. työohjeet, palaverikäytännöt ja yhteiset dokumentointitavat ovat sovittuna ja käytössä, voidaan lähteä kehityskohde kerrallaan viemään toimintaa eteenpäin. Parempia tuloksia saadaan aikaan, kun keskitytään vain muutamaan asiaan samanaikaisesti.

Pienkehittämisen haasteena on se, että kun kehitys tapahtuu pienin askelin taustalla, on kehittämisen tuloksia välillä hankalaa havaita lyhyellä aikavälillä. Lähtötilanteen dokumentointi jää usein tekemättä ja pian uudesta toimintatavasta tulee normi ja unohdetaan, mistä liikkeelle ollaan lähdetty. 

Miten kehitystyön tuloksia voidaan luotettavasti mitata?

On tärkeää löytää sellaiset seurantatyökalut ja mittarit, joiden avulla voidaan seurata toimenpiteiden etenemistä ja toisaalta toimenpiteiden vaikuttavuutta. Toimenpiteiden etenemistä voidaan seurata esimerkiksi läpikäytyjen asiakasprosessien määrällä. Etenemisen seurantaa kannattaa tehdä lyhyellä aikajänteellä, vaikka tiimipalavereissa viikoittain. Se, että toimenpiteet on saatu tehtyä, ei kuitenkaan tarkoita sitä, että toimenpiteet olisivat kuitenkaan olleet vaikuttavia. Tämän vuoksi pitää olla mittari, joka osoittaa vaikuttavuuden. Jos tavoitteena on ollut vähentää manuaalista työtä, etenemistä on seurattu prosessitasolla, pitää tulosten näkyä työhön käytetyssä ajassa. Vaikuttavuusmittaria kannattaa seurata esim. kuukausitasolla, jotta varmistutaan, että ollaan menossa oikeaan suuntaan. 

Kun toimenpiteet on saatu tehtyä ja toimenpiteiden vaikuttavuutta on tovi arvioitu, on aika tehdä päätöksiä tulevasta. Jos todetaan, että toimenpiteillä ei ole ollut haluttuja vaikutuksia, palataan takaisin piirustuspöydälle ja tehdään uudet suunnitelmat. Jos taas ollaan päästy haluttuun lopputulemaan, on tärkeää muistaa paukutella henkseleitä ja juhlia onnistumista. Seuraavana päivänä voidaankin sitten käydä seuraavan tavoitteen kimppuun!

Mikäli toiminnan kehittäminen henkilöstö- ja palkkahallinnossanne on juuri nyt ajankohtainen asia, asiantuntijamme ovat apunasi. Lue lisää HR-palveluistamme ja palkanlaskentapalvelustamme.  

Tilaa uutiskirje sähköpostiisi

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin.

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Kirjoittajasta Aino Kivikkola

Lean Development Manager