Mikä tapa hoitaa taloushallinto sopisi sinun yrityksellesi?

Valittavanasi on monta mahdollista taloushallinnon ratkaisua riippuen yrityksesi koosta, liiketoiminnan laadusta ja monista muista tekijöistä. Miten tiedät, mistä löytää sopivin vaihtoehto sinun yrityksellesi?

Tässä osiossa esitämme kolme hyvin todenmukaista ja tyypillistä esimerkkiä, jotka kuvaavat yritysten taloustoimintoja ja tapoja hoitaa taloushallintoa. Käytämme esimerkkinä kolmea kuvitteellista yritystä erilaisine haasteineen ja tarpeineen, ja esitämme konkreettisia ehdotuksia niiden ratkaisuun.

Jotkut näistä näkemyksistä auttavat toivottavasti löytämään taloushallintoratkaisun, joka vastaa juuri sinun yrityksesi tarpeisiin.

Yritys A – keskikokoinen elektroniikkatarvikkeiden ja asennuspalveluiden tarjoaja

Yritys A on keskikokoinen elektroniikkatarvikkeiden ja asennuspalveluiden tarjoaja, jolla on 180 työntekijää ja 19 miljoonan euron vuosittainen liikevaihto. Työntekijät on jaettu osastoihin, jotka hoitavat erikseen tuotteita, myyntiä ja paikan päällä tehtävää asennuspalvelua, ja kullakin on oma osastopäällikkönsä. Hiljattain palkattu talouspäällikkö haluaa käynnistää uusia prosesseja projektinhallintaan ja hankintoihin sekä käyttää KPI-mittareita työntekijäkannattavuuden mittaamiseen.

Nykyisellään Yritys A:lla on oma taloustiimi, joka hoitaa kirjanpitoon ja talouteen liittyvät prosessit ja hallinnoi kaikkia ostosopimuksia toimittajien kanssa. Toimittajalaskujen käsittely vie melko paljon aikaa, koska taloustiimi tekee sen käsin, ja hyväksyttäminen on hankalaa, sillä se koskettaa kaikkia organisaation tasoja. Lisäksi on vaikeaa kohdistaa projekteihin liittyviä KPI-mittareita (kate, bruttotulos, henkilöstön panos ja niin edelleen) tulovirtoihin ja henkilöstökuluihin. Yritys A:lla on vaikeuksia löytää sopivaa ratkaisua talousosastolle ja organisaationsa tarpeisiin. Lisäksi heikot kirjanpito- ja talousprosessit ovat johtaneet alhaisiin projektimarginaaleihin, eikä uusi talouspäällikkö tunnu löytävän selitystä tapahtuneelle.

Metodologia

Kun talouspäällikkö lähtee etsimään yrityksen tarpeisiin paremmin vastaavaa palveluntarjoajaa, hän alkaa tutkia teemoja, kuten tekoäly taloushallinnossa, koneoppiminen ja talousprosessien digitalisaatio. Hänestä ne kaikki ovat erittäin kiinnostavia, mutta hän ei oikein ymmärrä, kuinka ne voivat sopia yhteen järkevällä tavalla läpi kaikkien taloushallinnon prosessien. Talouspäällikkö jatkaa etsimällä kirjanpidon ja talouden ohjelmisto- ja sovellustuottajia, ja hänelle selviää, että nekin kattavat vain osia talous- ja kirjanpitoprosesseista.

Selvittelynsä aikana talouspäällikkö jättää yhteystietonsa useiden palveluntarjoajien sivuille. Google-hakujensa ja muun perusteellisen taustatutkimuksen pohjalta hän saa tietää ulkopuolisten taloushallinnon asiantuntijoiden palveluista.

Ratkaisu

Jotta talouspäällikön tarpeisiin voidaan vastata, on omaksuttava laajempi näkökulma kirjanpidon ja talouden toimintoon. Yritys A:n tulisi ottaa käyttöön verkkopohjainen palvelu, jossa voidaan käsitellä saapuvia laskuja ja luoda asiakaslaskuja ja joka tarjoaa markkinoiden johtavia raportointi- ja analysointityökaluja. Yritys A:ssa arvoa luodaan tarjoamalla elektroniikkatarvikkeita ja asennuspalveluita asiakkaille. Talouspäällikön tulisi pyrkiä taloushallinnon prosessien ulkoistamiseen ja keskittää sisäinen taloustiimi valvonta- ja raportointitehtäviin. Laskujen käsittelyssä tulisi ottaa käyttöön verkkopohjainen portaali tehokkuushyötyjen saavuttamiseksi. Portaali vastaisi täysin Yritys A:n tarpeisiin ja antaisi talouspäällikölle pääsyn räätälöityihin projektikannattavuusraportteihin, jotka sisältäisivät halutut KPI-mittarit. Laskusovellus taas takaa saapuvien laskujen tehokkaan käsittelyn ja hyväksynnän jaetussa näkymässä sekä asiakaslaskujen helpon luomisen.

Yhteenveto

Kun yritykset etsivät oikeaa taloushallinnon kumppania omiin tarpeisiinsa, on olemassa tiettyjä tärkeitä ja yleistettävissä olevia huomioita. Kaikki yritykset voivat hyötyä modernien ja digitaalisten työkalujen käyttämisen eduista kaikissa talousprosesseissaan. Siirtymä manuaalisista, aikaavievistä prosesseista automaattiseen, dynaamiseen ja ajanmukaiseen talousprosessiin on joka yrityksessä erilainen. Kokemus on osoittanut, että mitä jämäkämmin työntekijöitä motivoidaan ja kannustetaan sitoutumaan uusiin käytäntöihin ja järjestelmiin, sitä nopeammin päästään nauttimaan hyödyistä.

Yritys B – pieni siivouspalveluita toisille yrityksille tarjoava toimija

Yritys B on pieni siivouspalveluita toisille yrityksille tarjoava toimija, jonka vuosittainen liikevaihto on 1,5 miljoonaa euroa. Sillä on kaksikymmentä työntekijää, ja yrityksen perustanut johtaja jakaa aikansa hallintotehtävien, myynnin ja operatiivisten vastuiden välillä. Työntekijät tarjoavat siivouspalveluita useissa eri paikoissa, ja joissakin suuremmissa rakennuksissa on jopa useita erillisiä asiakkaita. Vaikka henkilöstön vaihtuvuus on pientä ja asiakastyytyväisyys on korkea, johtajalla on vaikeuksia saada aika riittämään kaikkiin tehtäviin. Lisäksi odotuslistalla on paljon asiakkaita, jotka haluaisivat tehdä sopimuksen Yritys B:n kanssa, mutta toiminnan laajentaminen kauhistuttaa johtajaa, jonka aika on jo nyt tiukoilla.

Jokin aika sitten Yritys B otti käyttöön pilvipohjaisen taloushallinnon portaalin saadakseen käyttöönsä nykyaikaisia työkaluja ja mahdollistaakseen taloushallinnon tehtävien tehokkaamman käsittelyn. Tästä huolimatta johtajalla on vaikeuksia laskujen luomisessa ja asiakkaiden tilitysten tehokkaassa käsittelyssä, erityisesti siksi, että työntekijöiden siivotessa suurempia liikerakennuksia tarvikkeet kirjoitetaan paperille käsin. Tämän jälkeen johtaja saa kuukausittain sähköpostilla skannatun tiedoston, jossa listataan työntekijän kullekin asiakkaalle käyttämät tarvikkeet. Johtaja pyrkii kehittämään parempia käytäntöjä asiakkaiden kulujen ja tilitysten kohdistamiseen.

Metodologia

Koska Yritys B on jo hyötynyt jonkin verran pilvipohjaisesta taloushallintoratkaisusta, johtaja alkaa etsiä internetistä tietoa automatisoidusta laskutuksesta, tehokkaasta laskutuksesta ja digitaalisista tilityksistä. Johtaja löytää suuresta määrästä hakutuloksia ulkopuolisen erikoistuneen palveluntarjoajan ja perehtyy syvemmin sen palvelu- ja tuotevalikoimaan tavoitteenaan löytää tehokkaampia tapoja asiakaslaskutukseen ja tilityksiin. Tutkiessaan johtaja havaitsee myös, että ulkopuolinen asiantuntija tarjoaa johtamisen neuvontapalveluita. Innokkaana kuulemaan lisää hän varaa tapaamisen neuvojan kanssa.

Ratkaisu

Yritys B:n tulisi pyrkiä asiakaskohtaisiin tarvikekustannuksiin liittyvään tiedonkeruuseen ja harkita eräsiirtosopimuksen tekemistä pankkinsa kanssa. Työntekijöiden käyttämille tarvikkeille voitaisiin tehdä analyysi, joka sisältäisi kulun kertoimena kunkin asiakkaan siivoukseen käytetylle ajalle. Mitä tulee asiakaslaskutuksen tehostamiseen, tarvikekulujen kertoimen käyttöönotto työtuntien muuttuvana tekijänä mahdollistaa tehokkaamman prosessin. Tilittäminen ja asiakkailta saapuvien maksujen kohdistaminen voidaan ratkaista uudella pankkisopimuksella, jossa annetaan mahdollisuus jakaa ja vastaanottaa pankin erittelyjä asiakkaan maksamista laskuista.

Yhteenveto

Yritys B on jo edennyt jonkin verran taloushallintotehtäviensä modernisoinnissa, mutta johtajan on vaikea tunnistaa, mitkä olisivat seuraavia askeleita sekä laskuttamiseen ja asiakastilityksiin kuluvan ajan vähentämisessä että tulevien ja potentiaalisten asiakkaiden tarpeisiin vastaamisessa.

Yritys C – markkinoiden johtava julkisen sektorin konsultointipalvelujen tarjoaja

Yritys C on markkinoiden johtava julkisen sektorin konsultointipalvelujen tarjoaja. Sen palveluihin sisältyy niin johdon konsultointia ja strategiaa kuin viestintä- ja markkinaneuvontaakin. Yrityksellä on yli 500 työntekijää ja vuosittainen liikevaihto on noin 95 miljoonaa euroa. Useimmat toimeksiannot ja asiakasprojektit kestävät yleensä 10–18 kuukautta.

Toimitusjohtaja on hyvin ammattitaitoinen, hänellä on nykyaikainen lähestymistapa osaavan työvoiman johtamiseen, ja hän pyrkii jatkuvasti modernisoimaan ja automatisoimaan sisäisiä prosesseja. Yritys C on ulkoistanut kirjanpidon ja talouden prosessinsa pätevälle kumppanille. Ammattimaisen yhteistyökumppanin kanssa työskentelyyn ja yhteisten vastuiden sekä käytäntöjen löytämiseen on kulunut aikaa, ja osa yhteistyöllä tavoitelluista eduista on jäänyt toteutumatta. Niinpä Yritys C ja toimitusjohtaja yrittävät määritellä ulkoistuksen olennaiset edut ja säästöt sekä tunnistaa keskeiset kehityskohteet tulevaisuudessa.

Metodologia

Saadakseen puolueettoman näkökulman nykyiseen ulkoistusprosessiin toimitusjohtaja päättää ottaa yhteyttä muutamiin markkinoiden johtaviin taloushallinnon ulkoistamista tarjoaviin yrityksiin. Vaikka Yritys C on jo ulkoistanut talousprosessinsa, sillä on yhä ongelmia liittyen tietojen syöttämiseen manuaalisesti sisäisten järjestelmien välillä, tiedonsiirron puutteeseen sisäisistä järjestelmistä kirjanpitoon ja sekaviin vastuisiin kuunvaihteen raportoinnissa.

Ratkaisu

Yritys C saa ulkopuoliselta ulkoistusasiantuntijalta tarjouksen, jossa kuvaillaan täsmällisesti, kuinka se ratkaisisi kyseiset ongelmat. Ulkoistusasiantuntija ottaisi askeleen taaksepäin, tarkastelisi IT-infrastruktuuria ja keskustelisi sitten perusteellisemman lähestymistavan hyödyistä. Ulkoistusprosessin tavoitteet määriteltäisiin tarkasti, samoin kuin oletetut hyödyt, järjestelmät ja mitä vaikutuksia sillä olisi henkilöstöön. Perusteellinen valmistautuminen ja yhteisymmärrys odotuksista ovat erityisen tärkeitä. Ulkoisen toimittajan pitäisi varmistaa, että Yritys C:n odotuksiin vastataan ja että varsinainen yhteistyö ja lopulta palvelu vastaavat myös odotuksia.

Yhteenveto

Yritys C on ottanut useita edistysaskeleita kohti tehokkaampaa ja digitaalisempaa talousprosessien käsittelyä. Siitä huolimatta on ilmennyt ongelmia, kun yhteistyö nykyisen ulkoistuskumppanin kanssa ei ole ollut ihanteellista. Tiedon kulkua ja siirtoa sisäisten ja ulkoisten järjestelmien välillä ei ollut otettu huomioon käyttöönoton aikana, eikä keskeistä henkilöstöä ollut otettu mukaan käytäntöjen muutoksiin, jotka koskivat heitä.

Päätekö joku edellisistä sinun yritykseesi?

Jokainen skenaario ei päde jokaiseen yritykseen, mutta kaikille löytyy hyvä vaihtoehto. Jokaisen yrityksen, myös omasi, tulisi kuitenkin pyrkiä parempaan tehokkuuteen ja harkita vakavasti taloustoimintojensa modernisointia. On niin paljon säästettävää ja niin paljon voitettavaa.

Azets on taloushallintopalvelujen ulkoistuksen johtava tarjoaja Pohjoismaissa tukenaan markkinoiden johtavat ohjelmistot ja digitaaliset työkalut, jotka voidaan räätälöidä sinun organisaatiosi tarpeisiin.

 

Tilaa Azetsin uutiskirje

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Parhaat vinkit taloushallinnon ulkoistamiseen

About Azets Finland

Azets on teknologiavetoinen osaamiseen erikoistunut yritys, jolla on pohjoismaiset juuret. Tarjoamme yrityksille joustavia talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita. Yhdistämme datan, teknologian ja asiantuntemuksemme kokonaisuudeksi, joka tuottaa arvoa asiakkaillemme. Azets on osa CogitalGroupia, joka on kansainvälinen yrityspalveluihin erikoistunut konserni.