Kollegat, teitä on tuupattu

Johtaminen

by  Sanna Repo

19/11/2019

Kollegat, teitä on tuupattu

Johtaminen

by Sanna Repo

19/11/2019

”Markkinointi kuuluu kaikille!” julistaa työtilamme seinään kiinnitetty juliste markkinoinnin vuosikellon vierellä. Se on siinä jatkuvana muistutuksena, että yksin markkinointiosasto tai yksittäinen vastuullinen osastolta ei voi vastata markkinoinnista, vaan se kuuluu meille kaikille.

Julisteen ja vuosikellon taustalla on muutos aikaisempaan toimintamalliin: Sen sijaan, että kukin viestii oman tiiminsä osalta erikseen markkinoinnin suuntaan, kaivattiin enemmän yhteistä toimintaa liiketoiminta-alueen eri tiimien välillä sekä yhteisestä ymmärrystä, mitä kukin tiimi on tekemässä. Yhtenä osana tätä päätettiin pitää kerran viikossa yhteinen palaveri tiedon jakamiseksi ja aktiivisuuden seurannan tueksi.

Tiimini markkinointiaktiviteettien seuranta oli aiemmin yksi työtehtävistäni – toisin sanoen seurata Exceliin rakennetun vuosikellon mukaan tiimin aktiviteettien tavoitteiden täyttymistä ja kysellä niiden perään kiireisiltä asiantuntijoilta. Tärkeä, mutta osin epäkiitollinen tehtävä.

Aktiivisuuden lisääminen tuuppauksen avulla

Käännyinkin tuuppauksen puoleen ja mietin, olisiko löydettävissä keinoja ohjata tekemistä ilman pakottamista. Tuuppausta voi ajatella eräänlaisena motivoinnin keinona, jossa oikeanlaisella suunnittelulla ja ohjauksella rohkaistaan toimimaan kohti toivottua tavoitetta. Suunnittelun lähtökohtana on:

  1. Valintaympäristön ymmärtäminen
  2. Valintaan vaikuttavien esteiden tunnistaminen
  3. Valinnan helpottaminen ja esteiden vähentäminen ylimääräistä kitkaa poistamalla, houkuttelevuutta lisäämällä, sosiaalisuuden huomioimisella ja oikealla ajoituksella
  4. Vaikuttavuuden mittareiden määrittely, testaaminen ja iterointi

Tuuppauksen suunnittelun lähtökohdat: ymmärrä, tunnista, suunnittele, testaa -kuv

Tuuppausta suunniteltaessa on tärkeää noudattaa muutamaa Richard H. Thalerin esittämää eettistä ohjenuoraa:

  1. Kaiken tuuppauksen tulee olla läpinäkyvää
  2. Pois jättäytymisen tulee olla yksilölle mahdollisimman helppoa
  3. Tuuppaus ei saa tapahtua yksilön hyvinvoinnin kustannuksella

Kyseisen haasteen kohdalla näin, että tarvitaan enemmän avoimuutta, läpinäkyvyyttä ja yhteistä tekemistä.

Helpota ja houkuttele

Hyödynsin Behavioural Insights Teamin kehittämää EAST-viitekehystä (David Halpern, Inside the Nudge Unit, 2015), joka viittaa termeihin Easy, Attractive, Social ja Timely, seuraavien pohdintojen kautta: Voisiko huomioarvoa nostaa ja kitkaa vähentää tuomalla vuosikello intran tiedostojen syövereistä fyysiseen ympäristöön? (Easy) Jos määrälliset tavoitteet toimivat enemmän esteenä kuin kannustimena, onko niitä pakko olla olemassa? (Attractive) Voisiko sosiaalisuuden lisäämisen avulla nostaa yhteisen vastuun kokemusta? (Social).

Pohdinnan tuloksena ehdotin vuosikellon siirtämistä työtilamme valkotaululle, johon kerätään vain jo suunnitteilla olevat ja toteutuvat blogit, sisällöt, tapahtumat ja muut markkinointiin liittyvät toimenpiteet (huomioarvon lisäys). Näin kuka tahansa voi itse lisätä post-it lapulla tiedon esimerkiksi kirjoittamastaan blogista eikä tiedon tarvitse kulkea minun kauttani (kitkan vähentäminen). Joka perjantaiaamu on yhteinen statusvartti (Timely), johon voi osallistua kuka vain sekä kommentoida ja täydentää yhteisiä suunnitelmia.

Tuloksena markkinoinnin seurannan tuomisesta digitaalisesta fyysiseen ympäristöön, meillä on nykyään seinällä värikäs ja täyden oloinen taulu sekä viikoittaiset yhteiset tapaamiset, joita ainakin itse odotan aina innolla.

Voit myös tuupata itseäsi

Sanotaan, että itsepetos on paras petos. Sama pätee myös oman käyttäytymisen muotoiluun, jolloin yksilöä ajaa sisäinen motivaatio saavuttaa jokin tietty tavoite. Usein tavoitteen saavuttamisen esteenä on kuitenkin jokin kilpaileva toiminta, kuten kiire tai esimerkiksi kognitiivisesta kuormituksesta johtuva päätöksentekoväsymys. Daniel Kahneman (Ajattelu, nopeasti ja hitaasti, 2011) on esittänyt tästä havainnoivan esimerkin ehdonalaistuomareilla tehdystä tutkimuksesta, jossa tutkittiin hyväksymisprosenttia tuomareiden päättäessä vankien pääsystä ehdonalaiseen. Tutkimuksen tuloksissa todettiin, että hyväksymisprosentti oli korkeimmillaan päivän alussa ja heti ruokataukojen jälkeen, kun taas juuri ennen taukoja se oli alimmillaan.

Itse prosessin hankaluus on myös tehokas kitkaa aiheuttava este. Jos esimerkiksi yrityksen CRM-järjestelmä on liian monimutkainen ja -vaiheinen, ihmisillä on taipumuksena jossain vaiheessa keksiä oikopolkuja liiallisen työn välttämiseksi tai jättää työ viime tinkaan, ja toimia vasta kun on ”ihan pakko”. Tavoitteiden saavuttamisen esteenä saattaa olla myös tulevaisuuden arvon liikadiskonttaus, joka tarkoittaa sitä, että tässä hetkessä koettava hyöty koetaan suurempana kuin mahdollisesti tulevaisuudessa saavutettavat tulokset. Esimerkkinä tällaisista valinnoista voisi pitää tupakoimista – lopettamisesta saavutettavat hyödyt tulevaisuuden terveyden kannalta tuntuvat paljon vähemmän arvokkailta, kuin tässä hetkessä koettu nautinto. Myös tunnetilat voivat vaikuttaa oleellisesti päätöksentekoon eri tilanteissa, joten itsensä tai muiden tuuppausta suunnitellessa on tärkeää ottaa huomioon päätöksentekoon mahdollisesti vaikuttavat tunnetilat, arvot ja asenteet.

Vinkit oman elämänsä tuuppaajalle

Jos haluat testata oman elämäsi tuuppausta työ- tai henkilökohtaisessa elämässä, tässä muutama vinkki:

  1. Mieti itsellesi tärkeää tavoitetta, jonka haluat saavuttaa tai toimintaa, jota haluat ylläpitää. Kirjaa se ylös. Pyri kuvailemaan tavoite mahdollisimman konkreettisesti. Jos tavoite on liian epämääräinen ja maailmaa syleilevä, voin taata, että epäonnistut tavoitteessa.
  2. Pohdi, millaisia esteitä tavoitteen saavuttamiseksi arjessasi on. Ovatko esteet ympäristöstä johtuvia, ajankäytöllisiä tai mahdollisesti sosiaalisista tilanteista johtuvia?
  3. Mieti, millä keinoin voisit purkaa arjen esteitä tai helpottaa tavoitteen saavuttamista esimerkiksi kitkaa poistamalla?

Jotta saisit paremmin kiinni ajatuksesta, kerron esimerkin omasta arjestani: Syksyn aikana roolini muuttui koordinaattorista konsultiksi, jonka myötä myös tavoiteasetanta muuttui puhtaasti laadullisista tavoitteista koskemaan myös euromääräisiä tavoitteita, joita tarkastellaan muutaman kuukauden välein yhdessä lähiesimiehen kanssa. Myönnän, että tehtyjen toimenpiteiden tai saavutettujen tavoitteiden kirjaaminen on aiemminkin ollut vähintäänkin haastavaa, ensinnäkin siitä syystä, että tiedosto, johon nämä pitäisi kirjata, on aika monen klikkauksen takana, tarkemmin yhdeksän klikkauksen päässä. Kaksi suurinta haastetta olivat siis: kitka ja aika.

Päädyin miettimään, miten saisin tehtyä kirjaukset nopeammin ja helpommin. Koska olen aika haka käyttämään erilaisia sähköisiä kyselytyökaluja, päätin, että itselleni paras tapa sujuvoittaa prosessia on luoda yksityinen kyselylomake. Saan täytettyä sen muutamalla klikkauksella monivalintakysymyksiä hyödyntämällä, joten voin kerätä kappalemääräiset tilastot tavoitteiden läpikäyntivaiheessa näppärästi suodattamalla eri vastausvaihtoehdot tuloksista.

Testaa, arvioi ja kehitä

Kuten usein tuuppauskokeiluissa, ensimmäinen ei välttämättä mene aina ihan putkeen. Oma aktiivisuus kasvoi, mutta olisi silti voinut olla parempaa. En ollut huomioinut ajoitusta, joten toinen itsetuuppaustoimenpide oli varata kalenterista aika, jolloin kirjaan viikoittaiset aktiviteetit lomakkeelle. Tämä kannattaa tehdä silloin, kun asiat ovat vielä tuoreessa muistissa, joten perjantai-iltapäivä, jolloin on yleensä töiden puolesta rauhallisempaa, tuntui luontevalta vaihtoehdolta. Itsetuuppauksen tuloksena aktiviteetit tulevat nykyään kirjattua säännöllisesti, eikä minun tarvitse paniikissa äheltää tuloskortin kimpussa puolta päivää juuri ennen keskustelua esimiehen kanssa ja yrittää muistella, mitä tein kolme kuukautta sitten.

Tuuppaus on teema, jota hyödynnämme niin asiakasprojekteissamme kuin oman toimintammekin kehittämisessä. Se on laaja työkalupakki, josta on paljon ammennettavaa. Jos haluat jutella aiheesta lisää, otathan yhteyttä.

Tilaa Azetsin uutiskirje

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Mihin itseohjautuvuus sopii ja mihin ei?

Sanna Repo

About Sanna Repo

Sanna toimii Azetsilla kehittämiskonsulttina. Sannan osaamisalueisiin ja kiinnostuksen kohteisiin kuuluvat mm. palvelumuotoilu ja valintojen ohjaamisen muotoilu.