Tämä blogi on jatkoa aiemmalle yritystietojen rekisteröintien ajan tasalla pitämisestä kirjoitettuun blogiin. Monessa yrityksessä tilinpäätökset valmistuvat ja on aika samalla tarkistaa ja päivittää myös kaupparekisteritietojen ajantasaisuus kuntoon. Kaupparekisteriin ennen vuotta 1994 ilmoitetuista henkilötiedoista puuttuu henkilötunnus. Mihin tämä vaikuttaa? Mitä toimenpiteitä tarvitaan?

Kaupparekisteriin ennen vuotta 1994 ilmoitetuista hallituksen jäsenen, toimitusjohtajan, isännöitsijän ja yhtiömiehen tiedoista puuttuu henkilötunnus. Tästä johtuen nämä nimenkirjoitusoikeuden omaavat henkilöt eivät voi muun muassa allekirjoittaa sähköisiä muutosilmoituksia PRH:n ja Verohallinnon yhteisessä YTJ-palvelussa tai tehdä valtuutuksia Suomi.fi-valtuutuspalvelussa, joten puuttuva henkilötunnus on aika ilmoittaa kaupparekisteriin. Pelkkien henkilötunnusten ilmoittaminen Y-lomakkeella on maksutonta.

Näin ilmoitat henkilötunnukset kaupparekisteriin

Ilmoitus tehdään www.ytj.fi -palvelusta löytyvällä paperilomakkeella. Käytä yritysmuodon mukaista muutosilmoituksen Y-lomaketta ja erillistä henkilötietolomaketta.

  • Osakeyhtiö käyttää Y4-lomaketta ja henkilötietolomaketta.
  • Avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö käyttää Y5-lomaketta ja henkilötietolomaketta.

Y-lomakkeen etusivulle täytetään yrityksen perustiedot (toiminimi ja Y-tunnus) ja rastitetaan se, että yritys ilmoittaa muutoksen kaupparekisteriin. Sivun 2 kohtaan lisätietoja kerrotaan, että ilmoitetaan lisätietona PRH:lle henkilötunnuksia. Henkilötunnustiedot päivitetään erilliselle henkilötietolomakkeelle.

Ilmoita kaikkien rekisteröityjen henkilöiden tiedot samalla kertaa

Lisäksi on huomioitava, että ilmoitus on tehtävä kerralla kaikkien rekisteröityjen henkilötietojen osalta. Kaupparekisteri edellyttää, että kaikkien samaan yhtiöön rekisteröityjen henkilöiden puuttuvat henkilötunnukset on ilmoitettava samalla ilmoituksella. Tämä tarkoittaa sitä, että myös ne henkilöt, joilla ei ole nimenkirjoitusoikeutta, on ilmoitettava yhtä aikaa nimenkirjoitusoikeudellisten kanssa. Jos näin ei toimi, kaupparekisteri hylkää ilmoituksen.

Jos siis ilmoitat esimerkiksi kommandiittiyhtiön vastuunalaisten yhtiömiesten henkilötunnukset, ilmoita samalla myös äänettömien yhtiömiesten henkilötunnukset sekä myös mahdollisen tilintarkastajan tiedot. Huomioitavaa on myös henkilöyhtiöiden osalta se, että toiminnan lainvoimaisuus edellyttää rekisteröintien ylläpitoa.

Ilmoittaessasi osakeyhtiön hallituksen jäsenen tai toimitusjohtajan henkilötunnukset, ilmoita myös prokuristien sekä tilintarkastajan henkilötunnus.

 Allekirjoita Y-lomake. Lomakkeen voi allekirjoittaa joku seuraavista:

  • osakeyhtiön toimitusjohtaja tai hallituksen jäsen
  • avoimen yhtiön yhtiömies
  • kommandiittiyhtiön vastuunalainen yhtiömies
  • tai heidän valtuuttamansa henkilö

Muista liittää valtakirja mukaan Y-lomakkeelle. Prokura ei riitä tämän ilmoituksen allekirjoittamiseen.

Lähetä allekirjoitettu Y-lomake ja henkilötietolomake sekä mahdollinen valtakirja kirjepostissa osoitteeseen PRH-Verohallinto, Yritystietojärjestelmä, PL 2000, 00231 Helsinki

Asiantuntijamme auttavat mielellään ajantasaistamaan tämänkin asian. Tarkistamme yhtiön rekisteröintien tilanteen sekä toteutamme tarvittavat toimenpiteet asiantuntemuksella.


Tilaa Azetsin uutiskirje

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Anitta Simonen

About Anitta Simonen

Palvelujohtaja, Azets