Jatkuva kehittäminen on osa Azetsin arkea

Azets Life

by  Laura Vesala

30/08/2018

Jatkuva kehittäminen on osa Azetsin arkea

Azets Life

by Laura Vesala

30/08/2018

Azetsin asiantuntijat koulun penkillä

Azetsin Kehittäjä 2018-valmennuskokonaisuudessa syvennyttiin pohtimaan, millaista osaamista HR:n ja palkanlaskennan palvelujen jatkuva kehittäminen edellyttää. ”Halusimme tukea HR- ja palkkatiimien kehittymistä ja tunnistimme tiettyjä osaamisalueita, joiden syventämisen uskoimme edistävän jatkuvan kehittämisen toimintatapaa tiimeissä. Digitalisaatio ja robotiikka ovat tuoneet jo nyt alallemme konkreettisia muutoksia, ja koimme, että näiden teemojen syvällisempi ymmärtäminen luo edellytykset sovellusmahdollisuuksien tunnistamiselle myös jatkossa,” kertoo liiketoiminta-alueen johtaja Ulla Nikkanen.

Valmennus ei keskittynyt pelkästään ajan ilmiöihin, vaan kokonaisuuteen sisältyi erilaisia teemoja johtamiseen ja kehittämiseen liittyen. Sekä esimiehen, että asiantuntijan roolissa toimivia kannustetaan Azetsilla omien työtehtäviensä lisäksi toiminnan jatkuvaan kehittämiseen. Aiemmin luotuun esimiehen roolikarttaan määriteltiin valmennuksen aikana vastinpariksi asiantuntijaroolit, ja valmennuksen yhtenä tavoitteena olikin vahvistaa näiden roolien mukaista toimintaa. Lisäksi haluttiin tarjota konkreettisia eväitä kehittämistoimintaan, esimerkiksi ongelmanratkaisuun ja tehokkaaseen työpajatyöskentelyyn.

Valmennukseen osallistuivat kaikki liiketoiminta-alueen esimiehet. Asiantuntijoista osallistujat valittiin valmennukseen hakumenettelyn kautta. Yhteensä osallistujia oli 40.

Yhdessä harjoittelemaan

Valmennus koostui kolmesta kaikille yhteisestä osiosta, joissa sukellettiin ulkoisten valmentajien avulla robotiikkaan, digitalisaatioon, fasilitointiin ja leaniin. Lisäksi esimiehet osallistuivat vielä kahteen valmennuspäivään, joissa teemoina olivat asiantuntijatyön johtaminen ja osaamisen kehittäminen. Esimiehet saivat tiimeilleen lean-asiantuntijoilta henkilökohtaista valmennusta uusien toimintatapojen vahvistamiseen ja kehittämisen johtamiseen. Valmennusmoduulien välissä työstettiin välitehtäviä, joiden tarkoituksena oli viedä opittua käytäntöön jo valmennuksen aikana.

Asiantuntijapuheenvuorojen lisäksi valmennuksessa käytettiin paljon aikaa yhdessä tekemiseen ja kokeilemiseen. Kaikki moduulit sisälsivät harjoituksia ja ryhmätöitä, joiden avulla opittua voitiin viedä heti käytäntöön. ”Harjoitusten kautta mentiin aiheeseen syvemmälle. Kun itse pääsi kokeilemaan, ymmärsi paljon paremmin, miten menetelmä toimii ja miten sitä voi soveltaa omassa työssään”, asiakkaiden käyttöönotoista vastaava asiantuntija kertoo.

Kokonaisuutena valmennus saa hyvää palautetta osallistujilta: ”Valmennus oli hyvin suunniteltu, ja kouluttajat olivat erinomaisia. Sain uusia näkökulmia työhöni”, kertoo Azetsin palkkatiimin tiiminvetäjä.

Konkreettiset kehitystoimenpiteet

Valmennuksen opit näkyvät konkreettisesti arjessa: oman tiimin toimintamallin kehittäminen, työn suunnittelu ja näkyväksi tekeminen, kehitysideoiden kerääminen ja olennaisten mittarien rakentaminen on käynnistynyt kaikissa tiimeissä. ”Työn suunnittelu on muuttunut, ei ole ’minun töitä’ vaan ’meidän töitä’. Työn määrä on tehty läpinäkyväksi: kaikki työ on esillä koko ajan ja edistymistä seurataan yhdessä. Myös mittareita käytetään enemmän”, kertoo palkkatiimin tiiminvetäjä. Työn suunnittelu tuottaa monia hyötyjä sisäisesti, esimerkiksi työkuormia pystytään tasaamaan ja haasteellisia tilanteita ennakoimaan. Asiakkaan kannalta jatkuva kehittäminen näkyy erityisesti entistä proaktiivisempana palveluna sekä prosessin tehostamismahdollisuuksina. Kehittäminen tuodaan myös asiakkaan arkeen. ”Asiakkaan prosessin virtaus pystytään paremmin huomioimaan, ja asiakkaan kanssa käydään entistä vahvemmin dialogia asioista. Tiimi on muuttunut tiiviimmäksi yksiköksi ja tuemme toisiamme enemmän”, käyttöönottoasiantuntija kertoo.

Konkreettinen ilmentymä valmennuksen tuloksista on kaikissa tiimeissä käytössä olevat valkotaulut, joiden avulla arjen johtaminen voidaan tehdä visuaalisesti ja tehokkaasti. Tiimit kokoontuvat päivittäispalavereihin kukin oman aikataulunsa mukaisesti, käyvät läpi tilanteen ja seuraavat määriteltyjä tehokkuus- ja laatumittareita. Päivittäispalavereissa tieto kulkee nopeasti ja ideat syntyvät yhteistyössä. ”Käymme päivittäin läpi työtilannetta, ja pohdimme, tarvitseeko joku apua työssään tai voiko joku tarjota apuaan muille. Erityisesti lomakaudella tämä on alkanut toimia tosi hyvin. Annettu apu visualisoidaan, ja tähän on syntynyt hiukan kilpailuakin positiivisessa hengessä”, kansainvälisistä asiakkaista vastaavan tiimin palkka-asiantuntija kertoo.

Jatkuva kehittäminen elämäntapana

Valmennus on ollut lähtölaukaus kehittämiselle, ja työ jatkuu jokaisessa tiimissä. Työn suunnittelu ja visualisointi ovat jo pitkällä. Kesän jälkeen jokaisen tiimin toimintaa arvioidaan ja tämän perusteella luodaan loppuvuodeksi kehityssuunnitelma. Jatkuvan kehittämisen ja leanin toimintamallien osalta tiimit saavat ulkopuolisen valmentajan tukea. ”Olennaista on huomata, että tämä ei ollut vain valmennus, joka vuoden alkupuoliskon aikana vietiin loppuun, vaan elämäntapa, joka aloitettiin”, Nikkanen kiteyttää. Kehitysmyönteisyys on kasvanut kautta linjan ja innostus miettiä asioita uusilla tavoilla on tarttunut. ”Tehdyt muutokset herättelivät koko porukan, kaikki olivat innostuneita tekemään muutoksia”, palkka-asiantuntija kertoo.

Tekemistä riittää ja taitoja hiotaan tiimeissä. ”Ihan kaikkien saaminen mukaan uudenlaiseen tekemiseen on tärkeä tavoite. Töiden visualisoinnin avulla olemme myös saaneet esiin haasteita, joita lähdemme seuraavaksi korjaamaan”, kertoo palkkatiimin tiiminvetäjä. Käyttöönottoihin saatiin uusia ideoita: ”Valmennuksen myötä muutimme hiukan käytäntöjämme ja pyrimme selvittämään tilanteiden juurisyyt ja taustatekijät mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ennen asiakkaan siirtymistä palvelumme piiriin”, kertoo käyttöönottoasiantuntija. Myös resursointia on hiottu: ”Huomasimme, että tietyissä prosesseissa meillä täytyy olla useammalla ihmisellä osaamista. Suunnittelimme perehdyttämisen näihin tapauksiin uusiksi”, palkka-asiantuntija kertoo. Valmennuksessa osallistujia haastettiin miettimään myös, miten työn tekemisen tapoja voidaan tehostaa ja prosesseja automatisoida. Robottikin saanee siis lähiaikoina lisähommia.

Azetsin valmennus toteutettiin sisäisenä valmennuksena, mutta valmiuksia löytyy myös asiakastoteutuksiin. ”Haasteena digitalisaation mahdollisuuksien hyödyntäminen asiantuntijatyössä ja oman työn kehittämisen motivointi ovat kaikkea muuta kuin meille uniikkeja. Valmennusmallimme sopisi varmasti moneen muuhunkin organisaatioon”, kiteyttää Ulla Nikkanen.

Laura Vesala

About Laura Vesala

HR Advisor, HR-palvelut, Azets