HRIT – Miten valita HR-järjestelmä?

HR
28/04/2014

Kirjoittaja Azets Finland

 

Tutustu Azets.fi sivuilla myös seuraaviin:
HR-JÄRJESTELMÄN VALINTA
HR-JÄRJESTELMÄT

HR-tietojärjestelmät ovat investointeja, joiden kanssa eletään jopa vuosikymmenen verran – tehdyn järjestelmävalinnan tulisi tukea tätä organisaation edessä olevaa polkua mahdollisimman joustavasti ja monipuolisesti. Mitä tulisi siis ottaa huomioon kun henkilötietojärjestelmää ollaan valitsemassa?Pidimme tällä viikolla aamiaistilaisuuden, jossa kävimme läpi HR-järjestelmien nykytrendejä, valintaprosessia ja valintakriteerien suunnittelua. Lavan otti haltuun konsulttimme Christian Slöör, jolla on mittava kokemus järjestelmävalintojen konsultoinnista asiakasyrityksillemme. Tässä tilaisuuden pääkohdat koostetusti:

 

Henkilötietojärjestelmien nykytrendit

Christian avasi tilaisuuden käymällä läpi HR-järjestelmiin liittyviä trendejä ja niiden merkitystä organisaatioiden järjestelmävalintoihin nyt ja tulevina vuosina. Yksi selkeimmin muutoksia tuovista trendeistä on pilvipalvelut, jotka ovat tulleet jäädäkseen myös HRIT-maailmaan. Pilvipalveluiden käyttöä vaihtoehtona tukee niiden ketteryys ja kustannustehokkuus. Organisaatioiden on tänä päivänä mahdollista valita asennettujen järjestelmien lisäksi joko puhtaasti pilvipalveluina toteutettuja ratkaisuja että hybridimalleja, joissa osa HR-ratkaisusta on asennettuna asiakkaalle ja osa tuotetaan pilvipalveluina.

Muita Christianin nostamia huomionarvoisia trendejä ovat mm. prosessien automatisointi ja tehostaminen sekä mobiilikäytön ja selainkäytön huomioon ottaminen järjestelmävalinnoissa. Keskustelussa nousee usein esiin myös Big Data ja raportoinnin ja analytiikan kehittyminen liiketoimintaa palvelemaan.

HR-järjestelmien valinnan painopisteitä

Christian jaotteli esityksessään HR-tietojärjestelmät neljään kategoriaan: ERP-ratkaisuihin, puhtaisiin HR-ratkaisuihin, Talent Management –ratkaisuihin ja ATS/Rekrytointiratkaisuihin. Minkä tyyppiseen järjestelmään organisaatiossa päädytään riippuu sekä organisaation tarvitsemista ominaisuuksista että siitä minkälaisia muita järjestelmiä liiketoiminnan käytössä on. Valinnan painopisteiksi nousevat usein analytiikka ja raportointimahdollisuudet, käyttöliittymä ja käyttäjäkokemus, integraatiot muihin järjestelmiin sekä pilvipalvelumahdollisuudet. Mobiilikäyttö on kriteeri, johon kannattaa kiinnittää huomiota varsinkin niissä organisaatioissa, joissa henkilökunta on paljon liikkeellä. Mobiilikäytön tuki korostuu myös kriteerinä varsinkin rekrytointitoiminnoissa.

Mistä lähteä liikkeelle HR-järjestelmän valinnassa?

Henkilötietojärjestelmien tarpeiden määrittely lähtee ylätasolta – on katsottava mitä liiketoiminta tarvitsee, jotta HR-järjestelmä voi tukea organisaation toimintaa mahdollisimman kattavasti. Projektia aloittaessa on hyvin tärkeää, että HR-prosessit on mietitty ja mallinnettu jo etukäteen, jotta valinnassa punnitaan oikeita tarpeita. HR-järjestelmäkokonaisuuteen kuuluu mittava kokoelma moduuleita kuten ajanhallinta ja työvuorosuunnittelu, palkanlaskenta, rekrytointi ja henkilöstösuunnittelu, suorituksen johtaminen ja palkitseminen. Näistä kaikista johdetaan lisäksi analytiikkaa raportointiin. Eri järjestelmien hyötyjä kannattaa katsella eri näkökulmista miettien mitä apua ne tuovat liiketoiminnalle, HR-toiminnolle, esimiehille sekä koko henkilöstölle.

Valintaa tehtäessä on hyvä pitää mielessä myös yrityksen tulevaisuuden tarpeet ja miettiä mikä ratkaisun elinkaari on – tukeeko toimittaja organisaatiota tämän tarpeiden täyttämisessä ja miten ratkaisu kehittyy tulevaisuudessa. Toisille organisaatioille toimittajan tarjoamat perusominaisuudet riittävät varsin hyvin, toisissa organisaatioissa räätälöintiä täytyy tehdä paljonkin. Christian kuitenkin huomautti myös siitä nyrkkisäännöstä, että räätälöintiä kannattaa pyrkiä tekemään mahdollisimman vähän, jotta mahdolliset tulevat järjestelmäpäivitykset ja -muutokset eivät tule aiheuttamaan ongelmia.

Esityksen lopuksi Christian jakoi muutamia toteuttamiamme asiakascaseja, jotka löytyvät myös oheisesta SlideShare-esityksestä sekä kertoi mitä hyötyjä asiakkaamme ovat kokeneet saaneensa ulkopuolisen konsulttiavun käyttämisestä omissa järjestelmävalintaprosesseissaan.

Kiitos kaikille osallistujille aktiivisesta tilaisuudesta!

Jemina Myllys

Tutustu Azets.fi sivuilla myös seuraaviin:
HR-JÄRJESTELMÄN VALINTA
HR-JÄRJESTELMÄT

Kirjoittajasta Azets Finland

Azets on teknologiavetoinen osaamiseen erikoistunut yritys, jolla on pohjoismaiset juuret. Tarjoamme yrityksille joustavia talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita. Yhdistämme datan, teknologian ja asiantuntemuksemme kokonaisuudeksi, joka tuottaa arvoa asiakkaillemme. Azets on osa CogitalGroupia, joka on kansainvälinen yrityspalveluihin erikoistunut konserni.