HR:n ABC – Miten selvitä HR:n kanssa fiksusti?

HR:stä halutaan toisinaan päästä mahdollisimman helpolla, kun ”se ei ollenkaan ole vahvinta osaamistamme”. Meille HR on vahvinta osaamista, ja haluamme jakaa näkemyksemme, miten HR:n kanssa voi selvitä – ei mahdollisimman vähällä vaan mahdollisimman fiksusti. Tässä kirjoituksessa painottuu pienten yritysten näkökulma, mutta asiat skaalautuvat helposti isompiinkin.

Lakisääteinen HR – mikä on minimi?

Suomen työlainsäädäntö (mm. työsopimuslaki) antaa työnantajan velvollisuuksista toisaalta melko selkeät ohjeet, toisaalta asioiden järjestämiseen käytännössä on paljon vapausasteita. Minimissään työnantaja on velvollinen:

• Kohtelemaan työntekijöitään tasapuolisesti
• Huolehtimaan työntekijöiden turvallisuudesta (työturvallisuuslaki)
• Selvittämään työntekijälle työsuhteen keskeiset ehdot
• Tarjoamaan ja ilmoittamaan yrityksen tarjolla olevista töistä
• Noudatettava vähintään yleissitovaa työehtosopimusta
• Maksettava palkkaa sovitusti
• Tekemään palkkaan liittyvät lakisääteiset ilmoitukset mm. verottajalle (ennakonperintälaki)

Suomalainen työlainsäädäntö ottaa kantaa etenkin työaikaan (työaikalaki) ja työsuhteen päättymiseen. Yrityksen henkilöstömäärän kasvaessa kuvaan astuvat myös varsinaiset lakisääteiset suunnitelmat ja yhteistoimintalaki (yli 20 hlön yritykset).

Suosituksemme on, että lain vaatimukset hoidetaan kuntoon siten, että käytännöt ja suunnitelmat tehdään osaksi elävää elämää, eivätkä ne jää verkkolevylle pölyttymään. Esimerkiksi työsopimuksen sisällöllä on merkittävä rooli muutostilanteissa, hallinnollisten rutiinien optimointi säästää selvää rahaa, ja yksikään kirjallinen tasa-arvosuunnitelma ei ole korvannut aidosti yhdenvertaista toimintakulttuuria.

Muistilista olennaisimmista työsuhteen alun lakisääteisistä velvoitteista: – Työsopimus on syytä tehdä kirjallisena. Mieti työsopimukseen kirjattavat asiat tarkkaan, sillä niistä tulee työsuhteen kiinteitä ehtoja. – Selvitä, mitä työehtosopimusta sinun on noudatettava, ja mitkä ovat tämän työehtosopimuksen keskeiset määräykset. – Päätä, minkä tasoisen työterveyshuollon järjestät henkilöstölle. – Selvitä työpaikan työturvallisuustilanne. – Selvitä henkilön työpäivän aikainen ruokailu. – Järjestä palkanmaksu ja palkkojen hallinnointi sisältäen erilaiset määräaikaiset ilmoitukset kuukausittain ja vuosittain. – Järjestä henkilöstöasioiden hoito huomioiden kunnollinen tietoturva. – Järjestä työntekijän eläketurva. – Järjestä työntekijöille tapaturmavakuutus, työttömyys- ja ryhmähenkivakuutus.

Työsuhteen elinkaari

Me ammattilaiset puhumme työsuhteen elinkaaren prosesseista: kaikista niistä toimenpiteistä, mitä yhden työntekijän työssäoloaikana yrityksen tehtäväksi todennäköisesti tulee. Eteen voi tulla monenlaisia kysymyksiä: mikä on palkallinen poissaolo? Miten toimitaan työntekijän jäädessä vanhempainvapaalle? Milloin voin antaa varoituksen, irtisanoa tai purkaa työsuhteen?

Käytännössä kyse on siis työsuhdeasioista. Selkärankana näille ovat laki ja työehtosopimukset, mutta käytännön tavat ja painopisteet on yrityksen määriteltävä itse.

Me suosittelemme 1) vahvaa asiantuntijuutta asioiden hoitamiseen (kerralla oikein ja tyylikkäästi, estää sotkuja tulevaisuudessa), 2) vahvaa viestintää ja yhteistä määrittelyä asioille (työskentelysäännöt kaikille tuttuja ja yhteisesti sovittuja) ja 3) prosessien muotoilua yritykselle sopivaksi (käyttöaste ja asiakastyytyväisyys kuntoon). Käyttäjän näkökulman tarkastelu ja prosessien tuunaaminen palvelumuotoilun keinoin saavat aikaan pieniä ihmeitä.

Maaginen strateginen HR

Strategisella HR:llä viitataan melko sekalaiseen joukkoon erilaisia toimintatapoja, joiden tavoitteena on edistää yrityksen strategian toteutumista HR:n keinovalikoimaa hyödyntäen. Ei kuitenkaan varsinaisesti ole olemassa mitään vakiosettiä tai parhaita käytänteitä, mitä kopioimalla menestyksen resepti olisi taattu. Strategisen HR:n sisältö on täysin riippuvainen siitä, mitä yritys tavoittelee ja minkälaisella suunnitelmalla se uskoo pääsevänsä maaliin. HR ei ole erillinen juonenkäänne yritysstrategiasta, vaan sen pitäisi täydentää suunnitelmaa omalla erikoisosaamisellaan, mieluiten alkaen analyysi- ja suunnitteluvaiheesta.

Strategisen HR:n jäljille pääset pohtimalla seuraavia:

• Mitä yrityksesi tekee: oletteko työvoimavaltainen (esim. teollisuusyritys) vai asiantuntijapalveluita tuottava? Ensimmäisessä tapauksessa on todennäköisempää, että työn johtamisen, organisoinnin ja tavoitteiden saavuttamiseen liittyvät prosessit on hyvä ensisijaisesti laittaa kuntoon, kun taas asiantuntijaorganisaatiossa osaajien löytäminen (rekrytointi), osaamisen kehittäminen ja palkitseminen saattavat vaatia enemmän huomiota.
• Mikä on aidosti strategista, mikä jotain muuta? On koko joukko asioita, jotka tuottavat paljon hyvää mieltä ja faceliftiä, mutta linkki strategiaan on olematon. Sarjakuvilla päällystetty neukkari ja luomuhunaja ovat kivoja yksityiskohtia, mutta eivät luultavasti tuota merkittävää lisäarvoa. (Työviihtyvyyttä lisääviä asioita ei kannata väheksyä, niilläkin on arvonsa. Ne eivät kuitenkaan välttämättä ole strategista HR:ää.)
• Strategiapaperi käteen ja ongelmanratkaisun kimppuun. Mitä suunnitelmat tarkoittavat esimerkiksi henkilöstön osaamisen, esimiestyön, tai vallitsevan toimintakulttuurin kannalta? Mikä muuttuu, kuinka iso muutos on? Mitä pitää tehdä toisin, paremmin tai vähemmän, jotta saadaan aikaan, mitä aiotaan?

Kaikkea ei voi eikä kannata tehdä, ja jostain täytyy aloittaa. Painopisteiden ja prioriteettien löytäminen on olennaista, keinoja kyllä löytyy.

Lean HR ja agile HR

Lean HR tuo mukanaan leanille ominaisen virtaustehokkuuden tavoittelun ja systematiikan HR:n toimintaan esimerkiksi ongelmien määrittelyn ja ratkaisemisen osalta. Agile (ketterä) HR puolestaan pyrkii luomaan HR:n toiminnalle sellaiset periaatteet, että asioiden kehittäminen ja toteuttaminen toteutetaan hallittavina kokonaisuuksina ja lyhyellä reaktiosyklillä. Yhdistämällä näitä näkökulmia tavoitteena on luoda HR:n toiminnalle selkeä, priorisoitu suunnitelma, jota noudattamalla erilaisia esteitä voidaan raivata systemaattisesti yksi kerrallaan, ja matkan varrella muuttaa kurssia, mikäli sille ilmenee tarvetta.

HR:n hoitaminen kunnialla palvelee yritystä pitkällä tähtäimellä monin eri tavoin. Pelissä ovat kovat panokset: maine, tuottavuus, työnilo ja oppimiskyky ovat herkkiä asioita.

Lopuksi vielä kiitokset Azetsin työsuhdejuristille Mika Pahlstenille asiantuntevasta avusta blogin työlainsäädäntöä koskevien osioiden tarkistamisessa.