Henkilöstöhal­linto ja organisaation onnistuminen

HR | 28/09/2011

Kirjoittaja Azets Finland

 

Alla oleva artikkeli  julkaistiin Helsingin Tietojenkäsittely-yhdistys ry:n HETKY-lehdessä (3/2011).

Henkilöstöhallinto ja organisaation onnistuminen

Henkilöstö on osana jokaista organisaatiota ja sen menestystä. Niin myös henkilöstöhallinto (lyhenteenä puheessa usein HR, engl. human resources) kuuluu osana kaikkiin organisaatioihin tavalla tai toisella. On sitten kysymys johtamisesta, rekrytoinnista, palkanlaskennasta tai kehityskeskusteluista – organisaation henkilöstövoimavaroja kehitetään ja hallinnoidaan niin, että lakisääteiset velvoitteet hoidetaan ja varmistetaan organisaation kyky toimia ja saavuttaa sille asetetut tavoitteet.

Henkilöstöhallinnolla tarkoitetaan yleisesti niitä keinoja, toimenpiteitä ja prosesseja, joilla organisaation henkilöstövoimavaroja hankitaan, kehitetään ja hallinnoidaan. Henkilöstöhallinnon rooli ja tehtävät organisaatiossa vaihtelevat riippuen organisaation tilanteesta, koosta ja esimiesten valmiudesta hoitaa henkilöstöasioita.

Organisaation onnistuminen on taas vaikeammin määriteltävä asia. Tässä artikkelissa käsittelen onnistumista yleisellä tasolla ja siitä lähtökohdasta, että henkilöstöhallinnon rooli on tukea organisaatiota ja sen jäseniä saavuttamaan tavoitteensa.

Pienet ja kehittyvät organisaatiot toimivat usein ilman omaa henkilöstöhallinnon ammattilaista, toimitusjohtajan hoitaessa henkilöstöasioita. Niinpä henkilöstöhallintoa toteutetaan eri tavoin eri organisaatioissa. Nykyään on kuitenkin mahdollista hankkia henkilöstöammattilainen organisaation käyttöön esimerkiksi kahdeksi tai kolmeksi päiväksi viikossa hoitamaan henkilöstöhallintoa. Näin johto kykenee keskittymään operatiiviseen johtamiseen samalla varmistaen, että henkilöstövoimavaroja kehitetään ammattimaisesti. ”Onnistuminen” on usein sitä, että selvitään organisaation arjesta kunnolla.

Onnistumiselle pitää luoda edellytykset

Viimeisten vuosikymmenten aikana henkilöstöhallinto on kehittynyt pelkästä hallinnoimisesta yhä voimakkaammin kehittämiseen ja ennakoimiseen. Liiketoimintaympäristön (globaalit) muutokset ovat vaikuttaneet niin johdon kuin henkilöstöammattilaisten vaatimuksiin niin osaamisen kuin toiminnan suhteen. Tiukentuvilla työmarkkinoilla on tärkeämpää löytää uudet työntekijät, pitää ja kehittää palveluksessa olevia työntekijöitä ja hallita organisaation osaamistarpeita niin, että organisaatio kykenee suoriutumaan tehtävistään ja tavoitteistaan.  Kansainvälistyminen, ja työvoiman liikkuvuus ovat nostaneet henkilöstöhallinnon merkitystä onnistumisen mahdollistajana.

Kehitys on johtanut siihen, että henkilöstöjohtamista tarkastellaan organisaation kilpailutekijänä, HR-strategia tukee liiketoimintastrategiassa asetettuja tavoitteita. Osaaminen ja organisaation osaamispohja ovat muodostuneet yhä tärkeämmiksi kilpailukeinoiksi; kilpailuetua haetaan osaamisen tehokkaasta hyödyntämisestä ja jakamisesta.  Jotta parhaat henkilöt saadaan houkuteltua organisaation palkkalistoille, on myös tärkeää, että organisaation maine (brändi) on erinomainen ja että sen henkilöstöasiat ovat kunnossa.  Ei kannata laiminlyödä uuden henkilön perehdytystä, koska sillä on suuri vaikutus henkilön sitoutumiseen ja siihen, mitä hän kertoo myös tutuilleen organisaatiosta – puhumattakaan siitä, että hyvin hoidettu perehdytys nopeuttaa aikaa, mikä vaaditaan että uusi työntekijä tulee tuottavaksi.

Organisaation onnistuminen edellyttää ensin tavoitteiden asettamista, kommunikointia ja tavoitteiden seuraamista. Henkilöstöjohtamisen tehtävä on luoda, ylläpitää ja varmistaa ne työkalut ja prosessit, joilla henkilöstön johtamista ja kehittämistä toteutetaan. Hyvä henkilöstöjohtaminen sisältää kehityskeskustelut, tavoitteiden asettamisen ja seurannan, esimiesten tukemisen ja henkilöstön kehittämisen toimenpiteet.

Henkilöstöjohtamisella tukea arjesta suoriutumiseen

Tänään työpaikan ovesta astuva työntekijä on kovin erilainen odotuksiltaan, asenteeltaan ja vaatimuksiltaan kuin 10–15 vuotta sitten. Tämä asettaa erilaiset haasteet rekrytoinnin, urasuunnittelun ja työn tekemisen (etätyö, sapattivapaat jne.) suhteen kuin ennen. Huippuosaava työntekijä löytää kyllä nopeasti uuden osoitteen, jos työ ei miellytä tai jos johtaminen on retuperällä.

Onnistumisen mahdollisuudet henkilötasolla ovat usein sidoksissa lähiesimieheen ja omaan tiimiin, näin henkilöstöhallinnon roolina onkin tukea lähiesimiehen onnistumista työtehtävissä. Organisaatiotasolla on usein otettu käyttöön vahva suorituksen johtamisen prosessi, jonka tavoitteena on varmistaa, että johdon asettamat tavoitteet on viestitty jokaiselle työntekijälle. Henkilöstöhallinnon kannalta onnistuminen on sitä, että esimiehet ja työntekijät kykenevät toteuttamaan heille annettuja tehtäviä. Työntekijälle onnistuminen voi olla monta erilaista asiaa. Yksi tärkeimmistä asioista on se, miten työntekijä saa palautetta työstään. Organisaation onnistuminen on kuitenkin aina riippuvainen työntekijöiden panoksesta.

Tänään henkilöstöhallinto elää murroksessa ja jatkuvan muutoksen paineen alla. Suomessa henkilöstöjohtajat mainitsevat usein haasteiksi eläköitymisen, rekrytoinnin, henkilöstön hyvinvoinnin, työssä jaksamisen ja palkitsemisen.  Sen lisäksi, että muutoksen tahti on yhä kiihtyvä, myös työvoima organisaatioissa kansainvälistyy ja etätyö lisääntyy. Tämä tuo mukanaan johtamis- ja sitouttamishaasteen esimiehille, jotka eivät ehkä näe alaisiaan kuin muutaman kerran vuodessa.

Henkilöstöhallinto ja henkilöstöammattilaiset ovatkin kehittyneet moniosaajiksi: pitää hallinnoida tehokkaasti, tukea ja neuvoa johtoa ja esimiehiä, fasilitoida muutosta ja sitouttaa työntekijöitä. Strategiset asiat, kuten seuraajasuunnittelu, osaamisen johtaminen ja palkitseminen ovat yhä tärkeämmässä roolissa.  Organisaation tavoitteiden saavuttaminen ja onnistuminen tehtävässään taas edellyttää sitä, että kaikki organisaation jäsenet tietävät tavoitteensa ja heitä johdetaan niitä kohti.

Isoissa organisaatioissa on tehty perusratkaisut organisaation ja henkilöstöhallinnon työkalujen suhteen – eikä niitä ole mahdollista nopeasti muuttaa. Rakenteiden tulee kuitenkin joustaa ja kehittyä tarpeiden mukaan, sama koskee myös henkilöstöammattilaisten osaamista. Ulkoistaminen on jo jonkin aikaa ollut yksi henkilöstöhallinnon työkaluista (etenkin USA:ssa). Suomessa on vielä pääosin keskitytty palkanlaskennan ja osin rekrytoinnin ulkoistamiseen ja näin vapautettu aikaa muuhun toimintaan, mutta tulevaisuudessa on todennäköistä, että osa organisaatioista tulee ulkoistamaan yhä enemmän myös muita henkilöstöhallinnon osa-alueita.

Digitalisoituminen, SaaS-palvelut ja esimerkiksi sosiaalisen median työkalujen kehittyminen luovat täysin uusia mahdollisuuksia verkostoitua, kerätä ja levittää tietoa, sekä hoitaa HR-prosessit ketterämmillä välineillä ja alhaisemmilla kustannuksilla.  Henkilöstöhallinnolla tulisi olla enemmän aikaa tukea esimiehiä ja varmistaa organisaation strategisten hankkeiden onnistuminen. Myös työntekijöillä on mahdollisuus hyödyntää teknologiaa tiedon välittämiseen, verkostoitumiseen ja omien tavoitteidensa edistämiseen. Näin henkilöstöhallinnolla on tärkeä rooli rakennettaessa organisaation sisäistä infrastruktuuria. Liiketoimintatavoitteiden kannalta organisaation rakenteella on yhtä kriittinen rooli kuin sillä, että työntekijät tuntevat kuuluvansa johonkin yhteisöön, joka motivoi heitä.

Onnistumisen opit

Useat tutkimukset ovat viime aikoina käsitelleet työntekijöiden sitouttamista (engl.engagement) ja sen vaikutusta organisaation tuloksiin. Lähes kaikki tutkimukset osoittavat kiistatta, että työntekijän sitoutumisella ja organisaation tuloksella on positiivinen korrelaatio. Tutkimukset osoittavat myös, että organisaatioissa, joissa panostetaan kunnolla henkilöstövoimavarojen kehittämiseen ja johtamiseen, on onnistuttu paremmin työntekijöiden sitouttamisessa. Palautekulttuurin kehittäminen on yksi henkilöstöjohtamisen kriittisiä asioita. Mitä tulee muistaa kehitettäessä henkilöstöhallinnon toimintoja tukemaan organisaation onnistumista?

  1. Onko strategia selkeä ja henkilöstöjohtamisen prioriteetit päivitetty? Puhuvatko johto, esimiehet ja HR ”samaa” kieltä?
  2. Toimiiko kehityskeskusteluprosessi ja onko tavoitteiden asetanta kunnossa?
  3. Onko organisaatiossa toimiva palautteen antamisen kulttuuri?
  4. Ovatko johtamisen välineet ja prosessit kunnossa?
  5. Suosiiko nykyinen kulttuuri ja infrastruktuuri tiedon jakamista?
  6. Onko esimiehen tavoitteet jaettu avoimesti tiimille?

Tutustu Azets.fi sivuilla henkilöstöhallinnon palveluihimme:
HENKILÖSTÖHALLINTO

 

 

Slöör Christian
Christian on kokenut johdon konsultti ja kehittäjä, joka on toiminut projektipäällikkönä/asiantuntijana erilaisissa HR-kehityshankkeissa. Hänen vahvuusalueitaan ovat mm. Lean Six Sigma, palvelukeskukset, HR–tietojärjestelmien valinta/kehittäminen, prosessien kehittäminen, Talent Management ja muutoshallinta. Christianilla on laajaa kokemusta henkilöstöhallinnon kehityshankkeiden suunnittelusta ja toteutuksesta julkisen ja yksityisen sektorin organisaatioissa sekä kansainvälisessä ympäristössä.

Kirjoittajasta Azets Finland

Azets on teknologiavetoinen osaamiseen erikoistunut yritys, jolla on pohjoismaiset juuret. Tarjoamme yrityksille joustavia talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita. Yhdistämme datan, teknologian ja asiantuntemuksemme kokonaisuudeksi, joka tuottaa arvoa asiakkaillemme. Azets on osa CogitalGroupia, joka on kansainvälinen yrityspalveluihin erikoistunut konserni.