Henkilötieto­järjestelmien valinta – kooste

HR | 26/11/2014

Kirjoittaja Azets Finland

 

Tutustu Azets.fi sivuilla myös seuraaviin:
HR-JÄRJESTELMÄPALVELUT
HR-JÄRJESTELMÄT

Marraskuun loppuun varasimme asiakkaillemme kattavan informaatiopaketin HR-teknologian kehityksestä ja HR-järjestelmävalinnoista aamiaistilaisuuden muodossa. Tässä tilaisuuden anti myös blogikoosteena.

Työnteon muutos muuttaa myös HR-järjestelmätarpeita

Tilaisuutemme avasi hiljattain HR Tech Europe –konferenssissa vieraillut konsulttimme Christian Slöör. Tuomisinaan hänellä oli tuoreita havaintoja HR-teknologian tulevaisuuden suuntauksista ja niiden vaikutuksista järjestelmävalintaan. Monilla yrityksillä nykytilanne on se, että HR-tietojärjestelmään on investoitu 5-10 vuotta sitten ja kyseiset järjestelmät ovat tulleet elinkaarensa päähän. Tyytymättömyyttä herättävät tyypillisesti huono käytettävyys ja integrointi muihin järjestelmiin, heikko analytiikka sekä kovat ylläpitokustannukset. Christianin mukaan työnteon muuttuessa liikkuvuutta tukevaan suuntaan myös HR-tietojärjestelmien täytyy mukautua tukemaan tätä.

Teknologinen kehitys tuo mukanaan moninaisia muutoksia toimintakenttään: pilvipalveluita, kehittyneitä käyttöliittymiä, hybridimallien hyödyntämistä (osa järjestelmästä asennettuna, osa pilvipalveluina), masterdatan hallintaa ja integraatiomahdollisuuksia muuta liiketoimintaa tukeviin järjestelmiin. HR-järjestelmien suunta onkin tietovarastoista kohti ennakoivan päätöksenteon ja työntekijän sitouttamisen tukemista. Tie menestykseen on Christianin mukaan mm. sujuvan käyttäjäkokemuksen luomisessa läpi työntekijän työsuhteen elinkaaren ja asiakastarpeiden kuuntelemisessa ja luotaamisessa organisaation sisällä. Älä hanki vain järjestelmää vaan muuta tapoja millä henkilöstö saa hyötyä HR:stä, hän kiteyttikin järjestelmävalinnan ydinviestinsä.

Miten valita sopiva HR-järjestelmä? Case Fingrid

Iloksemme saimme tilaisuuteemme mukaan myös kaksi case-puheenvuoroa, näistä ensimmäinen oli Fingridin Nina Kujalan esitys heidän HR-järjestelmävalinnastaan. Fingridillä HR-järjestelmän vaihtoprosessi on tällä hetkellä etenemässä valinnasta käyttöönottoon ja kokemukset järjestelmävalinnasta ovatkin vielä tuoreessa muistissa. Alkutilanteessa haasteena olivat mm. useat eri järjestelmät ja niiden aiheuttama tuplatyö, raportoinnin hallinta, epävarmat integraatiot, manuaalisen työn määrä ja haastava käyttöoikeuksien hallinta. Kartoituksessa todettiin, että vanhan järjestelmän päivittäminen ei ollut riittävää ja näin päädyttiin järjestelmän vaihtoon.

Valintaprosessissa Fingridille oli tärkeää selvittää mihin HR-järjestelmät ovat suuntaamassa tulevaisuudessa sen sijaan, että valinta tehtäisiin vain nykytilanteen mukaan. Prosessiin osallistettiin useita yksiköitä talon sisällä ja ICT oli vahvasti mukana. Virvo avusti Fingridiä omalla osaamisellaan sekä esiselvitysvaiheessa että tarjousprosessissa. Valintaa tukivat referenssivierailut relevanteissa organisaatioissa sekä toteutetut Proof of Concept –testaukset, jotka veivät kehitystarpeet käytännön tasolle. Järjestelmävalinnan haasteista Nina muistutti esityksensä lopuksi seuraavasti: Hienoista ominaisuuksista sokaistuu helposti, on tärkeää pitää mielessä mitkä omat järjestelmätarpeet oikeasti ovat.

Mitä ottaa huomioon järjestelmävalinnassa ja projektin suunnittelussa?

Case-puheenvuorojen välissä konsulttimme Tuire Katajamäki herätti käyntiin keskustelun osallistujien omasta HR-järjestelmätilanteesta, sekä kävi läpi järjestelmävalinnan perusteita kertoen mitä valinnassa sekä projektisuunnitelmassa kannattaa ottaa huomioon. Hän nosti myös esille ajatuksen siitä, että järjestelmävalinnan voi toteuttaa myös nopeutettuna valintaprosessina tutkimuksiin perehtymisen kautta ja ottamalla tutkintaan vain muutama sopiva toimittaja sekä hyödyntämällä valintakonsultteja ja POC-etukäteistestausta.

HRIT SaaS – Pilvipalveluina hankittavien HR-järjestelmien käyttöönotosta, Case Tikkurila

Anne Tuomen esitys Tikkurila Oyj:n SaaS-tietojärjestelmävalinnasta tarjosi meille näkymän jo käyttöönottovaiheessa olevaan projektiin. Tikkurilaan HR-tietojärjestelmää ryhdyttiin rakentamaan puhtaalta pöydältä ja valinta kohdistui pilvipalveluna toimitettavaan vaihtoehtoon. Tavoitteena Tikkurilalla oli tukea ratkaisulla esimiestyötä, parantaa raportointia ja analytiikkaa päätöksenteon tueksi sekä rakentaa tehokkaat henkilöstöhallinnon prosessit ja käytännöt. Tähtäimessä oli päästä prosessiharmonisoinnin kautta yhteiseen työkaluun eli kehittää paikallisista prosesseista Best Practise -tavoiteprosessin kautta yhteiset yhtenäiset prosessit. Käyttöönotto tehtiin vaiheittain, aloittaen pilotoinnin Suomesta – tämä oli Annen mukaan hyvä, haasteet konkretisoiva ratkaisu.

Annen mukaan valintaprosessissa on hyvin tärkeää määritellä selkeästi ja yksiselitteisesti mitä halutaan sekä sopia toimittajayhteistyön pelisäännöistä ja roolijaosta. Käytettävyyteen ja käyttäjäkokemukseen kannattaa myös käyttää aikaa mm. ottamalla referenssiryhmä mukaan jo projektin alkumetreillä. Yhteenvetona Anne nosti mukaan vietäväksi kolme tärkeää asiaa: palastele askel kerrallaan, muista käyttäjälähtöisyys & käytettävyys ja iteroi, iteroi, iteroi!

Kiitokset osallistujille antoisasta aamupäivästä kanssamme! Alta löytyvät Virvon ja Fingridin esityksen SlideShare-diat, tilaisuuden pääkohdat jaoimme myös Twitterissä tunnuksella #HRaamu.

 

Salla Viitasalo

Tutustu Azets.fi sivuilla myös seuraaviin:
HR-JÄRJESTELMÄPALVELUT
HR-JÄRJESTELMÄT

Kirjoittajasta Azets Finland

Azets on teknologiavetoinen osaamiseen erikoistunut yritys, jolla on pohjoismaiset juuret. Tarjoamme yrityksille joustavia talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita. Yhdistämme datan, teknologian ja asiantuntemuksemme kokonaisuudeksi, joka tuottaa arvoa asiakkaillemme. Azets on osa CogitalGroupia, joka on kansainvälinen yrityspalveluihin erikoistunut konserni.