Onko yrityksenne henkilötiedon hallinta jäänyt jalkoihin?

HR | 11/05/2020

Kirjoittaja Aino Kivikkola

 

Milloin vanhenee työturvallisuuskortit? Onko meillä riittävästi EA-osaajia?Tuotetiedon hallinta, tuotannonsuunnittelu sekä talousasioiden käsittely on useissa yrityksissä hyvällä mallilla. Jostain syystä yritysten tärkein pääoma, henkilöstö ja sitä kautta myös henkilötiedon hallinta, on jäänyt jalkoihin. Yritys on saattanut kasvaa muutaman hengen start-upista useiden kymmenien työntekijöiden yritykseksi ja matkan varrella ei olla ehditty huolehtia siitä, että henkilötietojen käsittely täyttää kaikki tarvittavat vaatimukset. 

HR-järjestelmässä on samassa paikassa työsuhteen elinkaaren tiedot, työntekijän henkilötiedot, palkkatiedot, koulutus- ja osaamistiedot ja lisäksi esimerkiksi lomat ja poissaolot sekä kehityskeskustelupohjat. HR-järjestelmään on helppo luoda eri käyttäjätasoja ja näin voidaan varmistua siitä, että henkilötietoihin on pääsy vain niitä tarvitsevilla ihmisillä. Oikein käytettynä HR-järjestelmä on ajantasainen ja luotettava lähde myös HR-raportointiin ja aineistoksi palkanlaskennan perustietoihin. 

Oikean kumppanin ja järjestelmän valintaan kannattaa satsata

Kun HR-järjestelmän puutteeseen havahdutaan, on vastassa toimijoita, palveluntarjoajia ja ohjelmistoja pilvin pimein. Kuinka sitten valita juuri se oikea järjestelmä omiin tarpeisiin? Valinnasta vaikean tekee myös se, ettei ole ihan tarkkaa tietoa siitä, mitä järjestelmältä halutaan ja millaisia mahdollisuuksia ja toiminnallisuuksia järjestelmillä on tarjota.  

Azetsin HR-osaajat ovat tunnistaneet yritysten haasteet HR-järjestelmän valinnassa ja tarjoavat HR-järjestelmien valinnan tukea ja kartoituspalvelua. Azetsin asiantuntijoilla on näkemystä siitä, mikä HR-järjestelmä toisaalta riittää kattamaan tämän hetkiset tarpeet ja toisaalta mikä järjestelmä voi kasvaa yrityksen laajentumisen mukana. 

Kun HR-järjestelmän valinta on tehty, on edessä käyttöönottoprojekti. Azetsin HR-tiimi tarjoaa asiakkaalle myös palveluita käyttöönottoprojektin yhteydessä. Ihan kokonaan asiakas ei voi käyttöönottoa ulkoistaa, sillä järjestelmän määrittelyt tehdään asiakkaan kanssa yhteistyössä. Asiakas on lopulta vastuussa HR-järjestelmään laitettavan tiedon oikeellisuudesta.

Miksi käyttöönotto kannattaa tehdä ulkoistettuna palveluna?

Azetsilla käyttöönottoihin osallistuvat työntekijät ovat alan ammattilaisia sekä järjestelmä- että HR-osaamisen suhteen. HR-osaajat tuntevat järjestelmät kuin omat taskunsa ja heillä on kattava osaaminen lakisääteisistä vaatimuksista sekä hyväksi todetuista HR-prosesseista. Azetsin asiantuntijoita hyödyntäen saadaan HR-järjestelmästä yrityksen käyttöön sopiva. Ulkoistetun palvelun hyötynä on myös se, että Azetsin osaajat toimivat käyttöönottoprojektin projektipäällikköinä. Projekti pysyy aikataulussa ja tulee varmasti tehtyä valmiiksi. Tämän lisäksi Azets tarjoaa tukipalveluita myös käyttöönoton jälkeen, joten asiakas ei jää uuden järjestelmän kanssa yksin. 

Usein käyttöönottoprojektien yhteydessä havaitaan, että HR-prosesseissa voisi olla kehittämistä tai virtaviivaistamista. Käyttöönottoprojektin rinnalla tai sen jälkeen asiakas voi hyödyntää Azetsin HR-osaajia myös mm. HR-käsikirjan tai lakisääteisten suunnitelmien tekemisessä. HR-osaajapalvelut ovat räätälöitävissä asiakastarpeisiin. 

Mikäli huomaatte, että yrityksenne henkilötietokäytännöt eivät vastaa yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia tai käytössä oleva HR-järjestelmä on aikansa elänyt, ottakaa yhteyttä Marianneen. Yhdessä löydämme teille sopivan palvelupaketin.

Marianne Haippo, Team Leader, HR & Payroll, p. +358 40 577 3496, marianne.haippo@azets.com

 

Harkitsetko HR-järjestelmän hankintaa? Poimi oppaastamme vinkit valintaan.

Lataa opas

Mitä asioita kannattaa huomioida HR-järjestelmän käyttöönottoprojektissa?

Lataa opas

 

Tilaa uutiskirje sähköpostiisi

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin.

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Kirjoittajasta Aino Kivikkola

Lean Development Manager