Kansallinen tulorekisteri: Usein kysytyt kysymykset

HR

by Anu Karjalainen

21/11/2018

Kansallinen tulorekisteri (KATRE) otetaan käyttöön 1.1.2019. Tämä aiheuttaa muutoksia palkanlaskennan prosesseihin ja tietojen ilmoittamiseen viranomaisille. Azets järjesti loka-marraskuussa yhteensä seitsemän Kansallista tulorekisteriä käsitellyttä asiakastilaisuutta ympäri Suomen. Tässä kirjoituksessa on esitetty vastauksia joihinkin tilaisuuksissa yleisimmin esitettyihin kysymyksiin.

Tulorekisteri UKK

Ilmoitetaanko kaikki palkkoihin kirjattu tieto viiden päivän kuluessa maksamisesta tulorekisteriin?

Tämä viiden päivän aikaraja on pääsääntö. Suurin osa tulorekisteriin toimitettavista pakollisista tiedoista on ilmoitettava viiden päivän kuluessa maksupäivästä.

Pääsäännöstä on kuitenkin joitakin poikkeuksia. Poikkeavan ilmoittamisen aikaraja on pääsääntöisesti seuraavan kuun 5. päivä. Tällöin ilmoitetaan muun muassa vakuutuspalkkaa tai pelkkää luontoisetua saavan henkilön tiedot.

Mikäli palkoissa huomataan virhe, miten tämä ilmoitetaan tulorekisteriin?

Ohjeistus on, että virhe korjataan ”ilman aiheetonta viivästystä”. Korjaaminen pitää siis tehdä heti virheen huomaamisen jälkeen, eikä sitä saa jättää esimerkiksi seuraavaan tavalliseen palkka-ajoon. Mikäli kyse on ns. perusteettomasta edusta, esimerkiksi liikaa maksetusta palkasta, ja seuraava palkka-ajo on kuukauden kuluessa, korjauksen voi suorittaa tuolloin. Kun henkilö maksaa liikaa maksetun suorituksen takaisin, tämä on ilmoitettava viiden päivän kuluessa rahan saapumisesta.

Vaikuttaako tulorekisteri maksamisen aikatauluihin?

Pääsääntöisesti ei vaikuta. Palkka-aikataulut ovat kuten ennenkin, samaten työnantajamaksujen eräpäivä (seuraavan kuun 12. päivä). Vaikutusta voi olla, jos yrityksessä on maksettu palkkaennakoita tai matkakustannusten korvauksia tiheästi.

Voinko muuttaa tulorekisteriin ilmoitettavien tietojen määrää?

Tulorekisteriin on heti tammikuussa ilmoitettava vain kaikki pakolliset tiedot. Täydentäviä tietoja voi lisätä ilmoitukselle sitä mukaa, kun tietojen määrää palkkajärjestelmässä lisätään. Mitä täydellisemmin palkanmaksaja tiedot ilmoittaa, sitä vähemmän on tarvetta erikseen tehtäville raporteille eri viranomaistahoille.

Mitä tietoja tietojen käyttäjät tulorekisteristä näkevät?

Tulorekisteri ei muuta tiedonsaantioikeutta eli tiedon käyttäjät saavat tulorekisteristä ne tiedot, jotka heille tällä hetkellä toimitetaan erillisinä raportteina.

Miten toimimme, jos meillä maksetaan palkkaennakoita?

Nykyisin maksetaan usein nettomääräisiä kassamaksuja, joista tehdään vähennykset yms. seuraavassa palkka-ajossa. Tämä ei enää jatkossa ole samalla tavalla mahdollista, sillä kaikki maksut on ilmoitettava tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksamisesta. Mikäli henkilöille halutaan maksaa normaalien palkkapäivien ulkopuolella, niistä voi tehdä palkka-ajon ja sen yhteydessä tulorekisteri-ilmoituksen.

Järkevintä on luopua ennakoista ja kassamaksuista ja maksaa kaikki palkat joko normaalissa tai ylimääräisessä palkka-ajossa.

Miten matkakustannusten korvaukset jatkossa ilmoitetaan verottajalle?

Maksetut matkakustannusten korvaukset eli esimerkiksi päivärahat ja kilometrikorvaukset on palkkojen tavoin ilmoitettava viiden päivän kuluessa maksamisesta tulorekisteriin. Matkakulujen korvausten ilmoittamisaikatauluun tämä on iso muutos, sillä aiemmin näistä korvauksista raportoitiin verottajalle kerran vuodessa.

Voiko matkaennakoita edelleen maksaa?

Matkaennakoita voi maksaa, mutta niiden tulee kohdentua kulujen korvaamiseen.

Mikä on tekninen varmenne ja mitä sillä tehdään?

Tekninen varmenne on tulorekisteri-ilmoittamisessa käytettävän teknisen rajapinnan tunniste eli se tarvitaan, jotta tulorekisteri-ilmoitukset kulkevat teknisen rajapinnan kautta tulorekisteriin. Varmenteen hakee yksittäisen yrityksen palkanlaskennassa yritys. Mikäli palkat on ulkoistettu, varmenteen hakee palveluntarjoaja, eikä se vaadi asiakkaalta toimenpiteitä.

Mitä valtuutuksia tulorekisteriä varten tarvitaan?

Joissain tapauksissa tiedot eivät kulje teknisen rajapinnan kautta, jolloin ilmoittamisessa käytetään sähköistä asiointipalvelua. Asiointipalvelua käyttävällä täytyy olla palkanmaksajan tietojen ilmoittamista ja tarkastamista varten Katso- tai Suomi.fi-valtuutukset valtuutuskoodeilla Palkkatietojen ilmoittaminen ja Palkkatietojen katselu. Valtuutuksenantajana toimii aina palkanmaksajaorganisaatio.

Mitä meidän tarvitsee tehdä, jos olemme ulkoistaneet palkanlaskentamme Azetsille?

Toimitte vain Azetsin pyyntöjen mukaisesti. Tulorekisteriä varten tarvitaan joitakin uusia henkilötietoja. Lisäksi palkkaa maksavan organisaation on annettava Azetsille tarvittavat Katso-valtuutukset valtuutuskoodeilla Palkkatietojen ilmoittaminen ja Palkkatietojen katselu. Muitakin muutoksia voi olla, mutta näistä kaikista Azetsin vastuuhenkilö keskustelee asiakaskohtaisesti.

Lue lisää KATREsta kotisivultamme, josta löytyy aiheesta kattava sisältöpaketti. Mikäli palkanlaskennan ulkoistus ja tulorekisteriin liittyvät asiat askarruttavat mieltäsi, ota yhteyttä asiantuntijoihimme.

Tilaa Azetsin KATRE-kiertueen materiaali sähköpostiisi tästä.

Anu Karjalainen

About Anu Karjalainen

Development Manager, Azets