7 vinkkiä taloushallinnon ja palkanlaskennan ulkoistamiseen

Taloushallinto | 02.06.2022

Kirjoittaja Azets Finland

Erilaisten asiantuntijapalveluiden ulkoistaminen on ollut kasvava trendi jo parinkymmenen vuoden ajan. Samassa linjassa kulkee myös taloushallinnon ja palkanlaskennan palveluiden ostaminen ulkopuolisilta kumppaneilta. Ulkoistamisen motiivit vaihtelevat, mutta parin viime vuoden aikana yleisimmät syyt ovat liittyneet palveluiden jatkuvuuden turvaamiseen sekä tietoturvaosaamiseen.

Azetsin asiantuntija, palkanlaskennan ja HR-palveluiden johtaja Herkko Valkama vinkkaa, miksi ulkoistamista kannattaa harkita ja mitä ulkoistetun palvelun ostamisessa tulisi ottaa huomioon.

  1. Osaamisen varmistaminen ja erityisosaaminen. Harvassa yrityksessä on mahdollista palkata erityisosaaja jokaiseen taloushallinnon ja HR:n erityisalaan.

”Kun yritys käyttää ulkoista kumppania, se saa käytännössä käyttöönsä kumppanin koko osaamisrepertuaarin. Osaaja löytyy, olipa kyseessä sitten taloushallinnon järjestelmäosaaminen tai lomapalkkojen maksaminen. Kansainvälisen kumppanin kautta erityisosaaminen ulottuu myös kansainväliseen toimintaan”, toteaa Valkama.

  1. Palveluiden jatkuvuus. Pandemia-aika on osoittanut, ettei esimerkiksi palkanlaskenta voi olla yhden ihmisen varassa.

”Kriittisten prosessien pitää toimia, eivätkä ne saa keskeytyä esimerkiksi sairausloman vuoksi. Palkat pitää maksaa, vaikka palkanlaskija ei olisikaan töissä”.

Lataa opas: Opas onnistuneeseen palkanlaskennan ja HR-toimintojen ulkoistamiseen

  1. Tietoturva- ja tietosuojaosaaminen. Kyberrikollisuus ja tietojenkalasteluyritykset ovat nostaneet tietoturvaosaamisen merkitystä.

”Yritykset ovat ymmärtäneet, että niihin voidaan kohdistaa kyberuhkia tai erilaisia tietojenkalasteluyrityksiä, jotka pahimmillaan pysäyttävät yrityksen toiminnan tai vaarantavat henkilötietojen tietosuojan. Tällaisiin uhkiin varautumiseen ei usein löydy organisaatioiden sisältä riittävästi osaamista”, Valkama toteaa.

  1. Tasalaatuisuus ja skaalautuvuus. Usein etenkään kasvutilanteissa ei osaaminen ja sen tasalaatuisuus pysy perässä.

”Aina eivät edes lakisääteiset velvoitteet täyty, kun tekemistä on enemmän kuin tekijöitä”.

Lataa opas: Opas taloushallinnon ulkoistamiseen

  1. Tietojärjestelmiin liittyvä osaaminen. Nykypäivänä valtaosa työstä on ainakin jossain määrin digitaalista. Olipa sitten kyse taloushallinnosta tai palkanlaskennasta, järjestelmiä täytyy osata hyödyntää.

”Digitalisaation ja digitaalisen osaamisen merkitys kasvaa koko ajan. Prosessien automaatio tehostaa myös taloushallinnon toimintaa valtavasti ja vähentää inhimillisten virheiden riskiä. Harva yritys pystyy itse panostamaan järjestelmäosaamiseen riittävästi. Itseasiassa järjestelmäuudistus on usein se kohta, jolloin yritys siirtyy käyttämään myös ulkoista kumppania”, kuvailee Valkama.

  1. Ydinosaamiseen keskittyminen. Yritysten kannattaa pistää paukut siihen, mikä on niiden varsinaista liiketoimintaa.

”Tyypillisesti rutiinit vievät turhan paljon aikaa esimerkiksi asiakas- ja esihenkilötyöltä. Kun kumppanit auttavat, jää enemmän aikaa keskittyä olennaiseen ”.

  1. Mitä ulkoistamisella tavoitellaan? Kuten missä tahansa uudistamisessa, pitää sillä olla selkeä tavoite.

 ”Kumppania voi ja kannattaa käyttää jo sen määrittelyssä, mitä ulkoistamisella tavoitellaan. Kun tavoite on selvä, on helpompi määritellä myös ulkoistuksen reunaehdot: mitä ulkoistamme ja mitä teemme sisäisesti? Millaisia järjestelmiä tarvitsemme? Miten ulkoistusprosessi etenee?”, Valkama ehdottaa.

Ulkoistajan muistilista

  • Mieti, mitkä ovat tavoitteesi: miksi olet ulkoistamassa?
  • Mieti, mitä olet ulkoistamassa. Tutustu vakiopalvelutarjontaan, jonka avulla saat kokonaiskuvan ulkoistamisen mahdollisuuksista.
  • Mieti, milloin ja millä aikajänteellä olet ulkoistamassa.
  • Kartoita ja tapaa potentiaaliset palvelukumppanit.
  • Pyydä
  • Varmista vertailukelpoisuus, arvioi tarjoukset ja tarkista mahdolliset asiakasreferenssit.
  • Tee päätös ja neuvottele
  • Käynnistä palvelu yhteistyössä palvelutoimittajan kanssa.
  • Seuraa, kehitä ja arvioi toimintaa aktiivisesti.

 

 

Lisää vinkkejä ja syvempää tietoa ulkoistamisesta saat oppaistamme:

 

 

Kirjoittajasta Azets Finland

Azets on talous-, palkka-, HR- ja neuvonantopalveluja sekä niitä tukevia teknologiaratkaisuja tarjoava yritys, joka palvelee asiakkaita henkilökohtaisesti niin digitaalisesti kuin paikallisesti.